Série: Váš AI operační systém · díl 5/10
Od chatu k systému: instrukce, paměť, projekty, soubory, údržba. Předchozí díl: Projekty a složky. Checklist „AI operační systém za 60 minut“ připravujeme (adresa/guide/ai-operacni-system); mezitím můžete použít ChatGPT: vaše první dny.
Osobní znalostní báze pro AI není hromada PDF nahraných do chatu. Je to malá sada aktuálních, čitelných a pojmenovaných souborů, u kterých víte, k čemu slouží a kde v AI leží: jednorázově v chatu, trvale v projektu, nebo v nástroji typu NotebookLM, který odpovídá jen ze zdrojů. AI soubor „opravdu použije“ teprve tehdy, když v něm najde text (ne jen obrázek skenu), když v něm není pět verzí téhož a když jí řeknete, že má odpovídat jen z dokumentu a citovat. V tomto díle dostanete postup přípravy souboru, rozhodovací tabulku, ověřené limity ChatGPT a Claude, kontrolní prompty a test připravenosti souboru na 10 bodů.
V dílu 1 jste viděli tři vrstvy (nástroj, kontext, systém). V dílu 2 jste nastavili osobní instrukce, v dílu 3 uklidili paměť a v dílu 4 postavili projekty podle typu práce. Dnes do těch projektů dáváte obsah: soubory, tabulky a poznámky.
Profily nástrojů, se kterými díl pracuje: ChatGPT, Claude (Anthropic), Gemini a NotebookLM.
Proč AI vaše PDF „nečte“, i když ho nahrajete
Nejčastější stížnost zní: „Nahrál jsem ceník a AI mi stejně řekla jinou cenu.“ Za tím skoro nikdy není jedna chyba nástroje, ale kombinace čtyř věcí:
- Soubor neobsahuje text. Naskenovaná smlouva je pro počítač obrázek. Pokud ji nikdo neprohnal OCR (rozpoznáním textu), AI v lepším případě odhaduje z obrázku, v horším pracuje jen s částí obsahu.
- Soubor je zastaralý nebo duplicitní. V projektu leží „cenik_2025.pdf“, „cenik_final.pdf“ a „cenik_final2.pdf“. AI neví, který platí, a vy jí to neřeknete.
- Dokument je příliš velký a rozbitý. Sto stran, z toho šedesát příloh, záhlaví na každé stránce a tabulky rozdělené přes zlom. Model se v tom ztrácí stejně jako člověk, jen to nepřizná.
- Prompt nevymezuje zdroj. Když nenapíšete „odpovídej jen z přiloženého dokumentu“, model klidně doplní obecné znalosti z tréninku. Výsledek vypadá přesvědčivě a je špatně.
Dobrá zpráva: všechny čtyři příčiny jsou na vaší straně, takže je opravíte bez placení za vyšší tarif.
Krok 1: připravte soubor před uploadem
Příprava zabere pět až deset minut a ušetří hodiny oprav. Projděte těchto šest kroků:
- Jedna verze pravdy. Smažte nebo archivujte staré verze. V AI má ležet jen platný dokument.
- Pojmenování s datem. Formát
typ_klient-nebo-tema_RRRR-MM-DD, napříkladcenik_sluzby_2026-11-01.pdf. Datum v názvu je nejlevnější ochrana proti zastaralému PDF. - Text místo skenu. Zkuste v PDF označit větu myší. Když to nejde, je to obrázek a potřebuje OCR. Postup najdete v článku převod obrázku na text (OCR). Pokud máte originál ve Wordu, nahrajte raději ten.
- Ořez na to podstatné. Ze 100stránkové zprávy vytáhněte kapitoly, které AI k úkolu potřebuje. Přílohy, obsah a reklamní strany pryč.
- Tabulky jako tabulky. Ceníky, seznamy klientů a čísla exportujte do CSV nebo XLSX, ne jako tabulku vloženou do PDF. Tabulka v PDF se při čtení často rozpadne do řádků bez sloupců.
- Citlivé údaje ven. Rodná čísla, čísla účtů, zdravotní údaje a hesla do souboru pro AI nepatří. Nahraďte je zástupným textem (
[KLIENT_A],[ČÍSLO_ÚČTU]). Obecná pravidla shrnuje článek bezpečnost a soukromí s AI.
Pro poznámky platí totéž ve zjednodušené podobě: jedna poznámka = jedno téma, nahoře datum a stav („platí od“, „koncept“), žádné „viz výše“ a odkazy na věci, které AI nevidí.
Krok 2: kam soubor dát – chat, projekt, nebo NotebookLM
Rozhodnutí řiďte tím, jak dlouho má soubor platit a jak přísně potřebujete odpovídat jen z něj.
| Situace | Kam soubor dát | Proč |
|---|---|---|
| Jednorázový úkol: shrnout smlouvu, najít rizika, přeložit | Příloha přímo v chatu | Soubor nezůstává v kontextu dalších chatů a nemíchá se s jinou prací |
| Opakovaná práce pro klienta nebo téma (ceník, tón značky, šablony) | Soubory projektu (ChatGPT Projects, Claude Projects, Gemini Gems) | Projekt si soubory drží napříč chaty, nemusíte je nahrávat znovu |
| Studium, rešerše, hodně zdrojů, potřebujete citace | NotebookLM | Odpovídá ze zdrojů, které do notebooku vložíte, a ukazuje, odkud tvrzení pochází |
| Tabulka s čísly k výpočtům a grafům | Příloha v chatu s analýzou dat | Model s tabulkou počítá, ne jen čte; viz AI pro Excel a Google Sheets |
Pravidlo palce: co se mění každý týden, do projektu nepatří. Projekt je pro stabilní podklady (ceník, popis služeb, tón komunikace, šablony). Rozpracované věci přikládejte do konkrétního chatu.
Pokud řešíte, kolik stojí NotebookLM a co umí zdarma, máme samostatný článek NotebookLM cena 2026.
Ověřené limity: co se do ChatGPT a Claude vejde
Limity se mění, proto je uvádíme s datem a zdrojem. Čísla níže jsou převzatá z oficiálních nápověd, ověřeno 9. 11. 2026.
| Limit | ChatGPT | Claude |
|---|---|---|
| Velikost dokumentu v chatu | max 512 MB na soubor | max 500 MB na soubor |
| Textový limit | 2 miliony tokenů na textový soubor (neplatí pro tabulky) | PDF max 1 000 stran |
| Tabulky | CSV a tabulky cca 50 MB (podle velikosti řádků) | XLSX jen se zapnutým spouštěním kódu a tvorbou souborů |
| Počet souborů | Free: 3 nahrání denně; obecně až 80 souborů za 3 hodiny | až 20 souborů v jednom chatu |
| Soubory v projektu | Free 5, Go a Plus 25, Edu/Pro/Business/Enterprise 40 souborů | 30 MB na soubor, počet neomezený, obsah se musí vejít do kontextového okna |
| Obrázky a grafy v PDF | čte text i obrázky v PDF přiloženém přímo do chatu; u souborů v projektu se vložené obrázky nemusí zahrnout | obrázky a grafy analyzuje u PDF do 100 stran, u delších jen text |
Zdroje: OpenAI Help – Uploading files to ChatGPT, Claude Help Center – Upload files to Claude. U Gemini a NotebookLM přesná čísla neuvádíme, protože jsme je dnes v oficiální nápovědě neověřili.
Dva praktické důsledky z tabulky:
- Graf v projektu nemusí AI vidět. OpenAI výslovně píše, že u souborů v projektu se vložené obrázky nemusí zahrnout. Když se ptáte na konkrétní graf, přiložte PDF přímo do chatu nebo graf nahrajte jako obrázek.
- Dlouhé PDF v Claude ztrácí grafy. Nad 100 stran Claude čte jen text. Rozdělte zprávu na kapitoly, pokud vás zajímají tabulky a grafy.
Krok 3: kontrolní otázky „použij jen z dokumentu“
Soubor je nahraný. Teď musíte ověřit, že ho AI opravdu čte, a donutit ji, aby se ho držela. Tyto tři prompty si uložte do instrukcí projektu nebo do poznámek.
Prompt 1 – test čitelnosti (po každém nahrání):
Než začneme: vypiš název každého přiloženého souboru, počet stran nebo řádků,
první a poslední nadpis a jednu konkrétní větu nebo číslo z poslední strany.
Pokud některou část nedokážeš přečíst (sken, obrázek, rozbitá tabulka), napiš to.
Když AI nedokáže citovat poslední stranu nebo vymýšlí obsah, soubor není připravený. Vraťte se ke kroku 1.
Prompt 2 – odpovídej jen ze zdroje:
Odpovídej výhradně z přiložených dokumentů. Ke každému tvrzení uveď,
ze kterého souboru a z jaké části (kapitola/strana) pochází.
Když odpověď v dokumentech není, napiš „V podkladech není“ a nic nedoplňuj
z obecných znalostí. Pokud si dokumenty odporují, uveď oba zdroje a datum v názvu souboru.
Prompt 3 – kontrola aktuálnosti:
Zkontroluj datum v názvech souborů a v textu. Upozorni mě na dokumenty starší
než 12 měsíců a na místa, kde se v různých souborech liší ceny, termíny nebo jména.
Tyto otázky fungují v ChatGPT, Claude i Gemini. NotebookLM má odpovídání ze zdrojů a citace přímo v principu, ale test čitelnosti se vyplatí i tam, zejména u skenů. Jak srovnat, který asistent PDF shrne nejlépe, ukazuje díl ChatGPT vs Claude vs Gemini: shrnout PDF a najít rizika.
Test připravenosti souboru: 10 bodů
Než soubor nahrajete do projektu, dejte mu body. Pod 7 bodů ho nejdřív upravte.
| # | Kritérium | Body |
|---|---|---|
| 1 | Existuje jen jedna platná verze (staré jsou archivované) | 1 |
| 2 | Název obsahuje typ, téma a datum | 1 |
| 3 | Text jde označit myší (není to sken bez OCR) | 2 |
| 4 | Obsahuje jen kapitoly potřebné k úkolu | 1 |
| 5 | Tabulky s čísly jsou v CSV/XLSX, ne jako obrázek v PDF | 1 |
| 6 | Neobsahuje citlivé osobní údaje ani hesla | 2 |
| 7 | Na začátku je věta „k čemu dokument slouží a od kdy platí“ | 1 |
| 8 | Prošel promptem 1 (AI cituje první i poslední stranu) | 1 |
Bod 3 a 6 mají dvojnásobnou váhu záměrně: sken bez textu a citlivá data jsou dvě chyby, které nejde opravit dobrým promptem.
Čtyři chyby, které vidíme nejčastěji
Zastaralé PDF v projektu. Projekt založený v lednu, ceník změněný v září, v projektu stále ten lednový. AI odpovídá podle něj a vy se divíte. Řešení: v instrukcích projektu mějte řádek „Platné podklady: cenik_sluzby_2026-09-01.pdf. Starší soubory ignoruj.“ a jednou měsíčně projekt projděte.
Sken bez OCR. Smlouva vyfocená telefonem a uložená jako PDF. Některé nástroje obrázek přečtou, ale nespolehlivě a bez záruky, že projdou všechny strany. Řešení: OCR před nahráním a kontrola promptem 1.
Excel jako PDF. Tabulka exportovaná do PDF ztratí strukturu. AI pak sčítá čísla ze špatných sloupců. Řešení: nahrajte původní XLSX nebo CSV a zeptejte se na výpočet, ne na „přečti si tabulku“.
Všechno do jednoho projektu. Klientské smlouvy vedle osobních poznámek a návodu k pračce. Model hledá v celé hromadě a odpovědi se míchají. Řešení: rozdělení podle dílu 4 – jeden projekt, jeden typ práce.
Příklad: znalostní báze OSVČ na jednu stranu
Představte si grafičku na volné noze. Její projekt „Klienti – nabídky“ obsahuje čtyři soubory:
sluzby_a_ceny_2026-10-01.xlsx– tabulka služeb s cenou a dodací lhůtou,ton_komunikace_2026-09.md– deset vět, jak píše klientům (vykání, bez anglicismů),vzor_nabidky_2026.docx– struktura nabídky,caste_otazky_klientu_2026-10.md– 12 otázek s odpověďmi.
Nic víc. Rozpracované zakázky přikládá do jednotlivých chatů a po dokončení je smaže. V instrukcích projektu má: „Ceny a lhůty ber jen ze souboru sluzby_a_ceny. Když služba v tabulce není, napiš, že ji musím nacenit ručně.“ Výsledek: nabídky mají správné ceny a AI si nevymýšlí služby, které nenabízí. Jak z takových podkladů dělat nabídky krok za krokem, ukazuje AI v praxi OSVČ (2/10): nabídka a cenová kalkulace.
Údržba: 10 minut jednou měsíčně
Znalostní báze stárne stejně jako složka v počítači. Do kalendáře si dejte opakovanou připomínku:
- Otevřete každý projekt a projděte seznam souborů.
- Soubory s datem starším než 12 měsíců buď aktualizujte, nebo odstraňte.
- Spusťte prompt 3 (kontrola aktuálnosti).
- Smažte jednorázové přílohy, které už nepotřebujete. U ChatGPT pozor: smazání chatu nemaže soubor uložený zvlášť v knihovně (Library), ten je potřeba smazat samostatně.
Podrobněji se údržbě celého systému věnuje závěrečný díl série.
Časté otázky
Může AI přečíst naskenované PDF?
Částečně. ChatGPT i Claude umí pracovat s obrázky v PDF, ale u skenu nemáte jistotu, že přečtou všechny strany správně. Spolehlivější je soubor předem převést OCR na text a ověřit to promptem, který chce citaci z poslední strany.
Kolik souborů můžu dát do projektu v ChatGPT?
Podle nápovědy OpenAI (ověřeno 9. 11. 2026) Free až 5 souborů na projekt, Go a Plus až 25 a Edu, Pro, Business a Enterprise až 40.
Jaký je rozdíl mezi projektem a NotebookLM?
Projekt v ChatGPT nebo Claude je pracovní prostor pro opakovanou práci, kde model kombinuje soubory s obecnými znalostmi. NotebookLM je postavený na tom, že odpovídá ze zdrojů, které vložíte, a ukazuje citace. Na studium a rešerše je vhodnější NotebookLM, na tvorbu textů podle firemních podkladů projekt.
Mám nahrát tabulku jako PDF, nebo jako Excel?
Jako Excel (XLSX) nebo CSV. V PDF se tabulka často rozpadne a AI pak počítá se špatnými sloupci. U Claude musíte pro XLSX mít zapnuté spouštění kódu a tvorbu souborů.
Jak zajistit, aby si AI nevymýšlela mimo dokument?
Napište výslovně „odpovídej výhradně z přiložených dokumentů, uveď zdroj ke každému tvrzení a když odpověď chybí, napiš ‚V podkladech není‘“. Stoprocentní záruku to nedává, proto čísla a jména vždy zkontrolujte v originálu.
Patří do znalostní báze osobní údaje klientů?
Ne. Jména firem a kontaktní osoby podle potřeby, ale rodná čísla, čísla účtů, zdravotní údaje a hesla nahraďte zástupným textem. Jak AI konverzace bezpečně sdílet, popisuje článek jak bezpečně sdílet AI konverzace.
Soft CTA – checklist bod 5
Hotovo s dnešním krokem? Zaškrtněte bod 5 v checklistu AI operačního systému: máte jeden projekt s nejvýš pěti připravenými soubory, které prošly testem na 10 bodů a promptem 1. Samotný guide na adrese /guide/ai-operacni-system ještě připravujeme; než bude live, můžete začít s ChatGPT: vaše první dny.
Shrnutí
AI použije váš soubor jen tehdy, když je čitelný, aktuální, jediný a když jí řeknete, že se ho má držet. Připravte soubor (verze, název s datem, OCR, ořez, tabulky zvlášť, bez citlivých dat), rozhodněte, kam patří (chat, projekt, NotebookLM), ověřte čitelnost promptem a jednou měsíčně uklízejte.
Další díl série (6/10): psaní v blocích a Artifacts – kdy pracovat v samostatném dokumentu místo v chatu. Předchozí: projekty a složky.