Série: AI automatizace bez kódu · díl 4/10
Po pravidlu 2× týdně, prvním scénáři a e-mailech → shrnutí → úkol přichází formulář z webu: kvalifikace leadu a draft odpovědi. Mapu série najdete na konci článku.
Jak z webového formuláře (Typeform / Google Forms) získat kvalifikovaný lead a draft odpovědi bez ručního kopírování? Postavíte spouštěč v Zapieru, Make nebo n8n, pošlete odpověď do AI s pevným JSON skóre, přidáte lidský schvalovací krok a teprve potom draft e-mailu nebo úkol. V článku je scénářový přehled polí (pole, filtr, prompt, prahy, testovací leady, kill switch) a checklist pastí kolem PII a auto-odeslání.
Shrnutí na 30 sekund
- Tok: nová odpověď z formuláře → filtr (spam / prázdná pole) → AI skóre 0–100 + důvod → lidské schválení → draft odpovědi nebo úkol.
- Nástroje: Typeform nebo Google Forms jako vstup; Zapier, Make nebo n8n jako orchestrátor; ChatGPT (nebo Claude) jako kvalifikační krok.
- Originální prvek: scénářový list + 6 testovacích leadů + kill switch. Žádné vymyšlené „výsledky testů asistentů“.
- Nejdůležitější past: AI nesmí odesílat e-mail klientovi bez vašeho kliknutí.
- N+1: díl 5 bude schůzka → zápis → follow-up draft (most k sérii Od schůzky).
Formulář na webu je nejčistší spouštěč, jaký malá česká firma obvykle má: člověk sám vyplní pole, která opravdu potřebujete ke kvalifikaci. Když odpověď skončí jen v e-mailové notifikaci Typeformu, ztratíte čas, přehled i možnost rychlé odpovědi. Automatizace dává smysl přesně podle pravidla 2× týdně: pokud poptávky přicházejí aspoň dvakrát týdně, scénář se obvykle vyplatí.
Co dnes postavíte (a co ne)
Postavíte:
- Spouštěč na novou odpověď z Typeformu nebo Google Forms.
- Filtr, který zahodí prázdné nebo spamové odpovědi.
- AI krok, který vrátí skóre, segment a důvod v JSON.
- Větev podle prahu (např. ≥70 = hot lead, 40–69 = warm, <40 = nurture / spam).
- Lidský schvalovací krok (Slack / e-mail „schválit draft“).
- Draft odpovědi do Gmailu/Outlooku jako koncept, ne odeslanou zprávu.
Nepostavíte:
- plně autonomní obchodního robota,
- CRM migraci (to je jiný projekt),
- automatické odesílání nabídek s cenou bez kontroly.
Pokud potřebujete tón e-mailů, vraťte se k OSVČ 3/10: e-maily klientům. Pokud řešíte schůzky a follow-up, držte se mapy komunikace a zápisu do 15 minut.
Scénářový list (originální prvek)
Vytiskněte nebo zkopírujte do Notion/Sheets. Bez vyplněného listu scénář nestavte — stejně jako v dílu 2.
| Pole | Vaše hodnota (příklad) |
|---|---|
| Název scénáře | Form → skóre → draft odpovědi |
| Vstupní formulář | Typeform „Poptávka konzultace“ / Google Forms |
| Povinná pole | jméno, e-mail, firma, rozpočet (pásmo), termín, popis |
| Spouštěč | New Typeform Entry / New Google Forms Response |
| Filtr (kill early) | chybí e-mail NEBO popis < 20 znaků NEBO e-mail z disposable domény |
| AI model | ChatGPT (gpt-4.1-mini / aktuální levný model v Zapieru) |
| Výstup AI | JSON: score 0–100, segment, reasons[], reply_draft, flags[] |
| Prahy | ≥70 hot · 40–69 warm · <40 low/nurture |
| Lidský krok | Slack zpráva s tlačítky Schválit / Upravit / Zahodit |
| Výstup po schválení | Gmail draft + řádek do Sheets + úkol v To Do |
| nouzové vypnutí (kill switch) | vypnout Zap / scénář Make / workflow n8n + smazat webhook |
| Testovací data | 6 leadů níže (neprodukční e-maily) |
Šest testovacích leadů
Použijte je před napojením produkčního formuláře. E-maily si vymyslete na vlastní doméně nebo example.com.
- Hot: OSVČ, rozpočet 15–30 tis. Kč, termín do 14 dnů, konkrétní popis webu.
- Warm: firma 5 lidí, rozpočet „nevím“, termín „někdy Q1“, popis obecný.
- Low: student, rozpočet 0, „jen se ptám“, žádný termín.
- Spam: předmět s odkazem, popis = „Buy cheap followers“, e-mail z dočasné schránky.
- PII past: v popisu je rodné číslo / číslo dokladu — AI musí označit
flags: ["pii"]a draft bez opakování čísla. - Jazyková past: mix CZ/EN, překlepy — skóre podle obsahu, ne podle stylu.
Krok za krokem: Typeform → Zapier → AI → draft
Níže je varianta v Zapieru. Stejnou logiku přenesete do Make (moduly) nebo n8n (nodes). Anatomie zůstává: spouštěč → filtr → AI → větev → člověk → výstup.
1) Formulář
V Typeformu (nebo Google Forms) držte málo polí, ale jasná pásma:
- Jméno, e-mail, firma (volitelně).
- „Co potřebujete?“ (dlouhý text, min. 40 znaků).
- Rozpočet jako výběr: do 5 tis. / 5–15 / 15–30 / 30+ / zatím nevím.
- Termín: do 7 dnů / do 30 dnů / později.
- Souhlas se zpracováním (povinný checkbox) — bez něj scénář nepouštějte dál.
Ceny Typeformu z katalogu (k 30. 9. 2026): Free 100 odpovědí/měsíc; Basic od 39 USD/měsíc při měsíční platbě (cca 28 USD při roční). Webhooky a pokročilá logika jsou až od placeného tarifu — ověřte na oficiálním ceníku, jestli váš plán webhook umí. U Google Forms je spouštěč zdarma přes Zapier/Make; limity řeší Google účet.
2) Spouštěč a filtr
V Zapieru: Typeform – nová odpověď (nebo Google Forms – nová odpověď). Hned za spouštěč dejte filtr:
- e-mail obsahuje
@, - délka popisu ≥ 20,
- checkbox souhlasu = true.
Když filtr neprojde, scénář skončí. To je levnější než volat AI na každý spam.
3) AI kvalifikační prompt (JSON)
Do kroku ChatGPT / OpenAI vložte systémovou instrukci a data z formuláře. Vyžadujte jen JSON, žádný markdown kolem.
Jsi kvalifikátor poptávek pro malou firmu v ČR. Neodesílej e-maily. Nehádej fakta.
Vrať POUZE JSON objekt s klíči:
score (0-100 celé číslo),
segment ("hot"|"warm"|"low"|"spam"),
reasons (pole 2-5 krátkých vět česky),
reply_draft (zdvořilý draft odpovědi česky, bez ceny pokud není v datech),
flags (pole řetězců; použij "pii" když vidíš rodné číslo, číslo dokladu, heslo; "missing_budget" když chybí rozpočet).
Pravidla skóre:
- konkrétní popis + termín do 30 dnů + rozpočet ≥15 tis. → spíš 70+,
- obecný popis nebo „nevím“ u rozpočtu → 40-69,
- student / 0 rozpočet / žádný termín → pod 40,
- spam, odkazy na nákup followerů, nesouvisející EN blábol → segment spam, score ≤15.
Nikdy neopakuj v reply_draft citlivá čísla z flags pii.
Data formuláře:
Jméno: {{name}}
E-mail: {{email}}
Firma: {{company}}
Rozpočet: {{budget}}
Termín: {{timeline}}
Popis: {{message}}
Výstup parsujte jako JSON. Když parsování selže, pošlete si alert a scénář zastavte — raději ruční kontrola než špatný draft.
4) Větve podle prahu
| Skóre / segment | Akce |
|---|---|
| spam nebo score < 20 | zapsat do Sheets „spam“, žádný draft klientovi |
| low (20–39) | nurture: šablona „děkujeme, posílám checklist“ jako draft + úkol „za 14 dní follow-up“ |
| warm (40–69) | draft s 2 upřesňujícími otázkami + Slack ke schválení |
| hot (≥70) | draft s návrhem termínu hovoru + Slack s prioritou |
5) Lidský schvalovací krok (povinný)
Bez tohoto kroku scénář nepouštějte do produkce.
- Pošlete do Slacku / e-mailu: skóre, reasons, draft.
- Tlačítka nebo odpověď: Schválit (uložit draft / vytvořit úkol), Upravit (otevřít draft u vás), Zahodit.
- Teprve po Schválit založíte Gmail/Outlook draft (vytvořit koncept (draft)), ne odeslat e-mail.
Stejnou disciplínu jste měli u e-mailového scénáře v dílu 3: AI shrnuje, člověk rozhoduje.
Varianty v Make a n8n
Make (dříve Integromat)
- Spouštěč: Typeform sledovat odpovědi / Google Forms sledovat odpovědi.
- Filtr: routovací filtr na e-mail a délku.
- AI: OpenAI / ChatGPT modul s JSON módem, pokud je k dispozici.
- Router: tři cesty podle
score. - Schválení: Slack vytvořit zprávu + sledovat reakce (nebo e-mail s odkazem na draft).
Ceny Make z katalogu (k 8. 10. 2026): Free 1 000 kreditů/měsíc, 2 aktivní scénáře; Core od 9 USD/měsíc (10 000 kreditů). Pro začátek stačí Free, pokud máte jeden scénář a nízký objem leadů.
n8n
- Nodes: Typeform Trigger / Google Sheets Trigger (Forms → Sheet) → IF → OpenAI → Switch → Slack → Gmail.
- Self-hosted Community Edition je podle katalogu zdarma (vlastní server); cloudové tarify začínají řádově od cca 20 USD/měsíc — ověřte aktuální ceník n8n.io, pokud jdete do cloudu.
Gumloop
Pokud preferujete agentní UI místo klasických Zapů, podívejte se na Gumloop návod a Zapier recenzi. Ceny Gumloop v katalogu jsou z recenzí třetích stran — do tohoto článku konkrétní částku neuvádíme.
Checklist pastí (PII, auto-odeslání, spam)
| # | Past | Jak poznáte | Co udělat |
|---|---|---|---|
| 1 | Auto-Send místo draftu | v historii Zapů je „Sent Email“ | změnit akci na vytvořit koncept (draft); kill switch |
| 2 | PII v draftu | rodné číslo / heslo v textu | flag pii, draft bez čísla, upozornit člověka |
| 3 | Halucinovaná cena | AI napsala „od 12 900 Kč“, v datech není | v promptu zakázat ceny; kontrola člověkem |
| 4 | Spam žere kredity | 40 běhů denně ze stejné země | filtr disposable e-mailů + CAPTCHA na formuláři |
| 5 | Chybí souhlas | GDPR checkbox false | filtr ukončí scénář |
| 6 | Dvojité odpovědi | klient dostane 2 maily | unikátní klíč entry ID + Sheets „už zpracováno“ |
| 7 | Špatný práh | vše „hot“ | po týdnu přepočítat prahy podle reálných uzavřených leadů |
| 8 | nouzové vypnutí (kill switch) neexistuje | nevíte, kde scénář vypnout | zapište URL Zapu/scénáře do scénářového listu |
Tenhle checklist uložte vedle listu. Před prvním ostrým během ho projděte nahlas — stejně jako před spuštěním e-mailového workflow.
Kolik to stojí (orientačně, data z katalogu)
| Nástroj | Co víme z katalogu | Poznámka |
|---|---|---|
| Typeform | Free 100 odpovědí/měs.; Basic od 39 USD/měs. (k 30. 9. 2026) | webhooky od placených tarifů |
| Make | Free 1 000 kreditů; Core od 9 USD (k 8. 10. 2026) | 1 scénář často stačí |
| n8n | self-host zdarma; cloud od cca 20 USD/měs. | ověřte oficiální ceník |
| Zapier | v katalogu bez pricing_info u hlavního profilu | ceny neuvádíme |
| ChatGPT v Zapu | účtování dle napojení (OpenAI klíč / Zapier AI) | hlídejte počet tokenů |
Částky vždy s datem ověření. Nepřepočítáváme na koruny bez kurzu ČNB.
Propojení s ostatní prací
- Obchodní e-maily a tón: OSVČ 3/10.
- Ze schůzky zápis: OSVČ 4/10 a Od schůzky 1/8.
- Promptová disciplína: Promptová dílna 2 – brief.
- Nástroje: /tools/typeform, /tools/google-forms, /tools/zapier, /tools/make, /tools/n8n, /tools/gumloop, /tools/chatgpt.
Proč lidský krok není „zbytečná brzda“
Automatizace bez schválení vypadá rychle, ale u poptávek z webu platí opak: jedna špatně odeslaná zpráva s vymyšlenou cenou nebo s citlivým údajem z formuláře vám sebere víc důvěry než ušetřených pět minut. Skóre od modelu je návrh třídění, ne verdikt. Vy rozhodujete, jestli draft půjde ven, jestli se lead hodí do kalendáře, nebo jestli stačí krátké poděkování a checklist.
Stejně důležité je neplést si kvalifikaci s legalitou. Souhlas se zpracováním, informace o tom, k čemu data použijete, a omezení toho, co posíláte do modelu, patří k provozu — ne k „nice to have“. Když si nejste jistí rozsahem povinností, nechte si to projít s někým, kdo se právem zabývá; tento článek není právní rada.
Praktický zvyk na první týden: každý den v 16:00 otevřete Slack/e-mail se schváleními, projděte hot a warm leady a teprve pak řešte low/nurture. Ráno formuláře kontrolovat nemusíte — scénář je má seřazené. Večer máte klid, že nic „neodešlo samo“.
Co si odnést z dnešního dílu
Dnešní workflow dává smysl, když už máte na webu formulář a aspoň pár poptávek týdně. Nestavíte „umělou inteligenci místo obchodníka“ — budujete pořádek a předvídatelnost: odpověď se neztratí, skóre vám řekne prioritu a draft připraví text, který ještě upravíte. Začněte jedním formulářem, šesti testovacími leady a zapnutým kill switchem. Až poběží týden bez pastí z checklistu, teprve přidávejte CRM nebo další větve.
Přehledně řečeno: čím dřív nastavíte prahy a kontrolu člověkem, tím méně vás později překvapí zbytečné omyly v odpovědích zákazníkům.
Nezapomeňte na češtinu v celém procesu — od polí formuláře přes prompt až po finální znění zprávy. Diakritika a skloňování patří k důvěryhodnosti stejně jako správné skóre.
FAQ
Musím mít Typeform, nebo stačí Google Forms?
Stačí Google Forms. Typeform bývá příjemnější pro respondenty a nabízí bohatší větvení otázek, ale spouštěč v Zapieru nebo Make funguje u obou. Rozhodujte podle limitu odpovědí měsíčně a podle toho, jestli potřebujete webhook přímo bez prostředníka.
Můžu nechat AI posílat odpovědi sama?
Technicky ano, prakticky ne. Automatické odeslání je nejčastější cesta k ostudě — špatná cena, citlivý údaj nebo nevhodný tón. Koncept zprávy plus lidské schválení je minimum pro ostrý provoz.
Jaké skóre je „správné“?
Žádné univerzální číslo neexistuje. Začněte prahy 70 a 40 a po dvaceti skutečných poptávkách je upravte. Skóre slouží jen jako pomůcka pro třídění, ne jako konečný verdikt.
Co s osobními údaji ve formuláři?
Do AI neposílejte víc, než potřebujete ke skóre. Rodná čísla, hesla a čísla dokladů do promptu nepatří; když je respondent napíše sám, označte pii a do draftu je nekopírujte. Toto není právní rada — při větším objemu konzultujte zpracování osobních údajů s odborníkem.
Kde je lead magnet k sérii?
Připravujeme stránku https://zacinamsai.cz/guide/prvni-ai-workflow (5denní start: první AI workflow). Zatím použijte osvědčený startovací guide ChatGPT první dny.
Co bude v dílu 5?
Workflow schůzka → zápis → follow-up draft — most k sérii Od schůzky k follow-upu. Dnešní formulář řeší vstup z webu; díl 5 řeší vstup ze schůzky.
Jak měřit, že scénář pomáhá
Po čtrnácti dnech si spočítejte tři čísla — nic víc:
- Počet odpovědí z formuláře (celkem).
- Počet schválených draftů, které jste opravdu odeslali.
- Čas od odpovědi po první lidskou reakci (medián v hodinách).
Když medián klesne a počet „ztracených“ poptávek v schránce je nula, scénář plní účel. Když naopak trávíte půl hodiny opravami každého draftu, zpřísnete prompt a prahy — nepřidávejte další nástroje. Často stačí kratší reply_draft (pět vět) a jasnější pásma rozpočtu ve formuláři.
Do tabulky si ještě označte, které warm leady se později změnily na hot. To je nejlepší zpětná vazba pro úpravu skóre: model se neučí sám z vašeho Zapieru, ale vy můžete po měsíci přepsat pravidla v promptu podle reality.
Při prvním ostrém týdnu si schválně napište tři věty do deníku: která poptávka byla přeceněná, která podceněná a která obsahovala údaj, který do modelu nepatří. Tenhle krátký zápis vám příští měsíc ušetří hádky o prahy. Automatizace má šetřit čas — ne přidávat další vrstvu chaosu do už tak plného dne.
Mapa série AI automatizace bez kódu
- Co automatizovat: pravidlo 2× týdně
- První scénář: spouštěč → AI → výstup
- E-maily → shrnutí → úkol v To Do
- Formulář → kvalifikace leadu → odpověď (tento díl)
- Další: schůzka → zápis → follow-up draft Příště (díl 5) navážeme na schůzku: zápis, úkoly a follow-up draft — most k sérii Od schůzky k follow-upu, kde už řešíte souhlas s nahrávkou i citlivá data.
Než scénář zapnete naplno, projděte ještě jednou přehled polí, prahy skóre a nouzové vypnutí. Když něco z toho chybí, odložte ostrý provoz na zítřek — raději jeden klidný den navíc než týden opravování špatně odeslaných zpráv.
Když už máte scénář spuštěný, jednou týdně projděte tabulku spam/low/warm/hot a spočítejte, kolik draftů jste opravdu odeslali. Čísla vám řeknou, jestli prahy sedí, nebo jestli model přeceňuje obecné poptávky. Úpravy dělejte po malých krocích — změna prahu o pět bodů je přehlednější než přepis celého promptu najednou.
CTA · 5denní start (připravujeme)
Osnova „první AI workflow“ + checklist před spuštěním bude na adrese zacinamsai.cz/guide/prvni-ai-workflow (stránka se připravuje). Do té doby začněte s ChatGPT první dny a dnešní scénářový přehled polí si uložte vedle nouzové vypnutí (kill switch)e.
Shrnutí ještě jednou: formulář → filtr → skóre → schválení → koncept odpovědi. Bez nouzového vypnutí a bez kontrolního seznamu pastí scénář do ostrého provozu nepouštějte.