Série: AI v praxi OSVČ · díl 3/10
Deset úkolů, které zvládnete tento měsíc. Předchozí díl: Nabídka a cenová kalkulace. Další: díl 4 — ze schůzky hotový zápis a úkoly do 15 minut. Plánovač OSVČ AI připravujeme.
Jak napsat e-mail klientovi v sedmi běžných situacích OSVČ: follow-up po nabídce, připomenutí bez nátlaku, omluva za skluz, reklamace a stížnost, poděkování po dokončení, potvrzení briefu a jemná upomínka splatnosti. Ke každé situaci dostanete prompt startér pro ChatGPT, Claude nebo Gemini, checklist tónu (co zní lidsky a co jako AI slang) a referenční draft psaný redakcí — ne výsledek „testu asistentů“. Odpověď upravíte vy; AI jen zkrátí prázdný list.
V nabídce (díl 2) jste dostali brief → draft → úpravu. Teď jde o každodenní poštu, která drží vztah s klientem. Sedm situací = sedm startérů. Když pracujete v Gmailu, podívejte se i na Gemini for Gmail a vestavěnou nápovědu Gmailu „Help me write“.
Shrnutí na 30 sekund
- Sedm situací: follow-up po nabídce, jemné připomenutí, skluz termínu, reklamace od klienta, poděkování, potvrzení briefu, upomínka splatnosti (jen text, ne právní rada).
- Prompt startér vždy obsahuje: kdo jste, co se stalo, co chcete, tón, délku a co nesmí (hype, výmluvy, právní sliby).
- Tón: tykejte/vykejte podle vztahu; žádné „doufám, že se máte skvěle“, „synergie“ ani „rád bych Vás informoval, že…“.
- Nástroje: ChatGPT, Claude (Anthropic), Gemini / Google Gemini; v Gmailu Gemini for Gmail.
- Originální prvek: mapa 7 situací + pastí tónu (checklist) + referenční drafty redakce.
- Řádek 3 v OSVČ AI týdenním plánovači = dnešní úkol.
Než otevřete chat: 60sekundový brief
Bez briefu dostanete obecný mail. Do promptu vždy doplňte:
- Vztah: nový klient / dlouhodobý; vykání / tykání.
- Fakta: termín, částka, číslo nabídky, co už klient ví.
- Cíl mailu: jedna věta („chci potvrdit termín“, „chci omluvit skluz a navrhnout nový“ ).
- Délka: 5–8 vět; žádné odstavce o vaší firmě.
- Zákazy: žádné právní sliby, žádné „garantujeme“, žádné vymýšlení čísel.
Podrobnější šablonu briefu máte v Promptové dílně 2. Srovnání tří asistentů na e-mail z poznámek je v ChatGPT vs Claude vs Gemini 2/9 — tenhle díl je o situacích OSVČ, ne o tom, kdo „vyhrál“.
Checklist tónu: 8 pastí AI slangu
Tohle je jádro dílu. Než mail odešlete, projděte osm pastí. Každá past = typická věta, kterou asistent rád vypíše, a lidská náhrada.
| # | Past (AI slang / korporát) | Proč vadí | Lidská náhrada |
|---|---|---|---|
| 1 | „Doufám, že se máte skvěle / že Vás tento e-mail zastihne v dobré náladě.“ | Prázdný filler, v Česku působí nepřirozeně | Rovnou věc: „posílám…“ / „navazuju na…“ |
| 2 | „Rád bych Vás informoval, že…“ | Zbytečná obálka | „Termín jsme posunuli na…“ |
| 3 | „Synergie, optimalizace, win-win, seamless“ | Marketingový žargon | Konkrétní sloveso: „zkrátíme dodání o 3 dny“ |
| 4 | „Omlouvám se za jakékoli nepříjemnosti, které to mohlo způsobit.“ | Příliš široké, zní jako šablona z call centra | „Omlouvám se za skluz. Nový termín je pátek 31. 10.“ |
| 5 | „Jsme tu pro Vás 24/7 a vážíme si Vaší důvěry.“ | Prázdný závěr | Jedna konkrétní nabídka: „Když budete chtít, zavolám zítra mezi 10 a 12.“ |
| 6 | Přehánění vděku („nesmírně si vážíme…“) | Zní neupřímně | „Díky za rychlou kontrolu podkladů.“ |
| 7 | Vymyšlené detaily (termíny, ceny, jména) | Asistent halucinuje | Do promptu napište fakta; po generování je zkontrolujte |
| 8 | Anglické vsuvky v českém mailu („update“, „feedback loop“) | Míchá registry | Česky: „aktualizace“, „zpětná vazba“ |
Pravidlo jedné věty navíc: když AI přidá větu, kterou byste sami nenapsali, smažte ji. Mail má znít jako vy — ne jako asistent.
Obecný průvodce psaním s AI je v článku Jak psát s AI. Funkce ChatGPT pro e-maily popisuje ChatGPT v červnu 2026.
Sedm situací s prompt startéry
U každé situace: kontext → prompt startér (zkopírujte a doplňte závorky) → referenční draft redakce (vzor, ne „výsledek testu“) → co zkontrolovat před odesláním.
1) Follow-up po odeslané nabídce (3–5 dní ticho)
Kdy: nabídka je venku, klient neodpověděl, nechcete tlačit.
Prompt startér:
Jsi asistent OSVČ. Napiš česky follow-up e-mail klientovi.
Vykání. Max 6 vět.
Fakta: nabídka [číslo] z [datum] na [služba], cena [částka] Kč, platnost do [datum].
Cíl: zjistit, jestli mají otázky, a nabídnout krátký hovor.
Zákazy: žádný nátlak, žádné „jen se připomínám podruhé“, žádné slevy, které jsem nezadal.
Tón: klidný, věcný. Bez AI slangu z checklistu.
Referenční draft (redakce):
Dobrý den, paní Nováková,
navazuju na nabídku č. 2026-114 z 20. 10. na úpravu e-shopových fotek (12 500 Kč, platnost do 3. 11.).
Mám prostor odpovědět na otázky k rozsahu nebo termínu — kdyby se hodil 15minutový hovor tento týden, napište den.
S pozdravem,
…
Kontrola: číslo nabídky, částka, datum platnosti. Žádná nová sleva.
2) Jemné připomenutí po follow-upu (další týden)
Kdy: po prvním follow-upu zas ticho. Buď zavřít téma, nebo dát poslední zprávu.
Prompt startér:
Napiš druhý (poslední) follow-up. Vykání, max 5 vět.
Fakta: první nabídka [datum], první follow-up [datum], téma [služba].
Cíl: nechat dveře otevřené bez nátlaku; nabídnout odložení na později.
Zákazy: žádné „už jsem psal“, žádné vyčítání, žádné ultimátum.
Referenční draft:
Dobrý den,
k nabídce na [služba] se ozývám naposledy — kdyby termín teď nevyšel, napište klidně později, nabídku upravíme.
Když už to není aktuální, stačí krátká zpráva a téma zavřeme.
Díky a hezký den,
…
3) Omluva za skluz termínu
Kdy: nestihnete dohodnutý termín. Klient má vědět dřív, než se zeptá.
Prompt startér:
Napiš omluvu za skluz. Vykání, max 7 vět.
Fakta: původní termín [datum], nový termín [datum], důvod stručně [1 věta bez výmluv], co klient dostane navíc nebo beze změny [rozsah].
Cíl: převzít odpovědnost, dát nový termín, nabídnout kompenzaci jen pokud ji zadám: [ano/ne + co].
Zákazy: žádné „bylo to kvůli AI / dodavatelům / dopravě“ bez mého zadání; žádné právní sliby.
Referenční draft:
Dobrý den,
nestihnu odevzdat [výstup] v původním termínu 28. 10. Omlouvám se — podcenil jsem kontrolu podkladů.
Nový termín je pátek 31. 10. do 12:00. Rozsah zůstává stejný.
Když termín nepasuje, navrhnu jiné řešení.
S pozdravem,
…
Mapa schůzka → mail je v sérii Od schůzky k follow-upu; příprava před schůzkou v dílu 2.
4) Reakce na reklamaci / stížnost
Kdy: klient je nespokojený. Nejdřív vyslechnout, pak navrhnout opravu. Není právní rada.
Prompt startér:
Napiš odpověď na reklamaci. Vykání, max 8 vět.
Fakta od klienta: [citace / shrnutí stížnosti].
Co uznávám: [bod]. Co navrhuju: [oprava / přepracování / částečná sleva — jen pokud zadám].
Termín opravy: [datum].
Zákazy: žádné popírání bez faktů, žádné „to není naše chyba“, žádné právní formulace, žádné sliby mimo můj rozsah.
Tón: klidný, bez ironie.
Referenční draft:
Dobrý den,
díky za zprávu — chápu, že [konkrétní problém] nevyhovuje.
Uznávám [bod]. Do [datum] pošlu opravenou verzi [co přesně].
Když po opravě něco zbude, napište rovnou, doladíme.
S pozdravem,
…
5) Poděkování po dokončení zakázky
Kdy: práce je hotová, faktura odejde nebo už odešla. Budování vztahu, ne prodejní pitch.
Prompt startér:
Napiš krátké poděkování po dokončení. Vykání nebo tykání dle [vztah], max 5 vět.
Fakta: zakázka [název], odevzdáno [datum], případně faktura [číslo].
Cíl: poděkovat, nabídnout drobnou podporu (např. 14 dní na drobné úpravy), neprodávat další službu.
Zákazy: žádný cross-sell, žádné „budeme rádi za recenzi“ pokud to nezadám.
Referenční draft:
Dobrý den,
díky za spolupráci na [zakázka] — podklady z [datum] jsou u Vás.
Kdyby bylo potřeba doladit drobnost během 14 dnů, napište.
Hezký zbytek týdne,
…
6) Potvrzení briefu / scope před startem
Kdy: klient poslal chaotický brief. Než začnete, potvrďte rozsah písemně (navazuje na díl 2 nabídky).
Prompt startér:
Přepiš brief do potvrzovacího e-mailu. Vykání, max 10 vět nebo odrážky.
Vstup od klienta: [vložit poznámky].
Výstup: 1) co dodám, 2) co nedodám, 3) termín, 4) cena / odkaz na nabídku, 5) otázka „souhlasíte?“.
Zákazy: nevymýšlej rozsah, který v poznámkách není; označ nejasnosti jako otázky.
Referenční draft:
Dobrý den,
abychom se trefili do rozsahu, potvrzuju:
– dodám: [A, B]
– nedodám: [C]
– termín: [datum]
– cena dle nabídky [číslo]
Souhlasí to? Když ano, začínám [den].
…
7) Jemná upomínka splatnosti (jen text)
Kdy: faktura po splatnosti. Jen komunikační text — ne právní ani účetní rada. Právní upomínky a předžalobní výzvy řešte s odborníkem; AI sem nepatří.
Prompt startér:
Napiš zdvořilou první upomínku splatnosti. Vykání, max 6 vět.
Fakta: faktura [číslo], částka [Kč], splatnost [datum], variabilní symbol [VS].
Cíl: připomenout platbu, nabídnout potvrzení, že faktura dorazila.
Zákazy: žádné výhrůžky, žádné úroky z prodlení, žádné právní formulace, žádné „poslední výzva“.
Referenční draft:
Dobrý den,
dovolím si připomenout fakturu [číslo] na [částka] Kč se splatností [datum] (VS [číslo]).
Kdyby faktura nedorazila nebo potřebujete jiné údaje k platbě, napište — pošlu znovu.
Děkuju,
…
Fakturace a silnější upomínky budou v dílu 6 série. První díl mapy úkolů OSVČ: Kde AI ušetří čas.
Gmail a Gemini for Gmail
Když píšete přímo v Gmailu:
- Gemini for Gmail — shrnutí vláken, návrhy odpovědí, práce s kontextem schránky. Průvodce: Gemini for Gmail, profil nástroje: /tools/gemini-gmail.
- Gmail „Help me write“ — vestavěný návrh textu v kompozici. Podle nápovědy Google (support.google.com/mail/answer/13955415) bere u osobních účtů bez placeného tarifu detaily i z jiných e-mailů a Disku; v testu citlivých mailů používejte jen jako bonus a fakta vždy přepište ručně.
- Externí asistent (ChatGPT / Claude / Gemini) — lepší, když chcete držet stejný brief napříč situacemi a mít kontrolu nad pastmi tónu. Citlivá data klientů do veřejných chatů nedávejte; anonymizujte jména a částky, nebo použijte dočasný chat (viz paměť pod kontrolou).
Mini workflow: od situace k odeslání (5 minut)
- Vyberte situaci 1–7.
- Doplňte fakta do prompt startéru.
- Generujte draft.
- Projděte checklist 8 pastí.
- Ověřte čísla, data, jména.
- Odešlete z vlastního účtu (ne z „AI podpisu“).
Další díl (4/10) naváže: ze schůzky hotový zápis a úkoly do 15 minut — most k sérii Od schůzky k follow-upu.
Časté otázky
Můžu stejný prompt použít pro ChatGPT, Claude i Gemini?
Ano. Stejný brief je férovější. Liší se styl; vy rozhodnete, který draft necháte. Srovnání na e-mail z poznámek je v dílu ChatGPT vs Claude vs Gemini 2/9.
Jak dlouhý má být e-mail klientovi?
Pro OSVČ situace výše: 5–8 vět. Delší mail patří do nabídky nebo reportu, ne do follow-upu.
Co s anglickým klientem?
Do promptu přidejte „piš anglicky, formální, krátce“ a držte stejná fakta. Checklist pastí platí i anglicky (žádné „I hope this email finds you well“, pokud to není váš styl).
Smím do AI dávat celé jméno a IČO klienta?
Raději ne. Anonymizujte. Citlivé údaje a paměť asistentů řeší díl o paměti a článek bezpečnost a soukromí s AI.
Je upomínka z AI právně v pořádku?
Neřešíme právo. Text v situaci 7 je jen zdvořilé připomenutí. Předžalobní výzvy a úroky konzultujte s odborníkem.
Kde beru vzory „jak napsat e-mail“ obecně?
Obecný záměr „jak napsat e-mail“ pokrývá spíš srovnání asistentů a formální fráze. Tento díl cílí na vzory situací OSVČ (follow-up, skluz, reklamace…). Formální fráze a oslovení najdete i v běžných příručkách; tady jde o praxi s AI bez AI slangu.
Dnešní úkol = řádek 3 v plánovači
Dnešní úkol v OSVČ AI týdenním plánovači je řádek 3: e-maily klientům (7 situací). Plánovač na adrese /guide/osvc-ai-planovac připravujeme — zatím není veřejný. Mezitím můžete odškrtnout status ve vlastní tabulce (úkol × nástroj × prompt × hotovo) a vyzkoušet startéry výše. Jako fallback průvodce pro první dny s AI použijte ChatGPT: vaše první dny.
Série AI v praxi OSVČ: 1/10 · 2/10 · 3/10 (tento díl) · 4/10 připravujeme (zápis ze schůzky).