Série · díl 2/8 — Od schůzky k follow-upu
Shrnutí na 30 sekund
Před schůzkou si za 5 minut připravíte agendu, 3–5 otázek a brief z minulého zápisu — přesně v tomto pořadí. Prompt níže vložíte do ChatGPT, Claude (Anthropic) nebo Gemini; výstup pak projdete checklistem pre-meeting. Nástroje na přepis (Otter.ai, Tactiq, Granola, Fireflies.ai) použijete až během nebo po schůzce — dnes řešíme jen přípravu.
Co jste si odnesli z dílu 1
V dílu 1: mapa komunikace jsme složili stack vstup → AI → výstup. Díl 2 přidává krok před vstupem: bez agendy a otázek AI po schůzce jen uklízí chaos, který jste sami vytvořili. Další díl (3/8) porovná živý zápis vs. nahrávku a souhlas — dnes ještě nic nenahráváte.
Související čtení ze stejného tématu: Otter.ai průvodce, Tactiq, Granola, Microsoft Copilot v práci, Gemini for Gmail.
Proč 5 minut stačí (a proč ne víc)
Příprava před schůzkou má jeden cíl: vědět, co musí padnout a co nesmí zůstat otevřené. Delší briefing často končí přepisováním minulého mailu. Tři výstupy stačí:
- Agenda (3–6 bodů, časové odhady volitelné).
- Otázky (max 5; každá má „proč se ptám“).
- Brief z minulého zápisu (rozhodnutí, otevřené úkoly, rizika).
Když nemáte minulý zápis, brief nahradíte 5 řádky z kalendáře a posledního e-mailu. AI tady není na to, aby „vymyslela schůzku“ — má uspořádat to, co už máte.
Originální prvek: smyšlený brief z minulé schůzky + pasti + checklist
Níže je smyšlený zápis z minulé schůzky s klientem (fiktivní firma Atlas Dílna). Použijte ho jako cvičný vstup do promptu. Úmyslně obsahuje pasti — věci, které AI ráda „opraví“ špatně, když ji necháte volně.
Smyšlený zápis (vstup)
Schůzka 16. 10. 2026, 45 min, Meet.
Účast: Jana (Atlas), Petr (my), Eva (my, jen první 20 min).
Téma: dodání webu + napojení formuláře.
Rozhodnutí (prý):
- Spuštění soft-launch „kolem 5. 11.“ (Jana řekla „ideálně“, Petr přikývl).
- Formulář posílá data do Notion; Make scénář „až bude čas“.
- Cena za změnu hlavičky: „něco kolem 8–12 tisíc“, nepotvrzeno písemně.
Úkoly (jak zazněly):
- Petr: poslat návrh sitemap do pátku (kterého?).
- Jana: schválit texty O nás — „brzy“.
- Eva: podívat se na cookie lištu (odešla v 20. minutě, potvrzení chybí).
Otevřené:
- Hosting — Jana zmínila „možná u vás, možná u nás“.
- GDPR text u formuláře — „někdo to napíše“.
- Termín hard-launch: neřešeno.
Poznámka Petra v kalendáři: „Jana chce i blog. My jsme říkali ne v této fázi.“
Pasti v briefu (co máte v checklistu odhalit)
| # | Past | Proč vadí | Co má výstup AI udělat |
|---|---|---|---|
| 1 | Soft-launch „kolem 5. 11.“ bez vlastníka | Termín bez jména = nikdo to nedotáhne | Označit jako nepotvrzené + navrhnout otázku „kdo schvaluje datum?“ |
| 2 | Cena 8–12 tisíc jen ústně | AI ráda napíše „dohodnuto 10 000 Kč“ | Zakázat vymýšlet přesnou částku; dát do otázek |
| 3 | „do pátku“ bez data | Ambiguozní deadline | Vyžádat kalendářní datum |
| 4 | Eva odešla dřív | Úkol bez potvrzení | Označit úkol jako nepotvrzený |
| 5 | Make „až bude čas“ | Skrytý scope creep | Přesunout do rizik / otázek |
| 6 | Hosting „možná“ | Dvojí výklad | Explicitní otázka ano/ne |
| 7 | Blog v poznámce Petra, ne v rozhodnutí | Konflikt očekávání | Zařadit do „vyjasnit“ |
| 8 | GDPR „někdo“ | Chybí vlastník | Vyžadovat jméno + termín |
Toto není test „který asistent vyhrál“. Je to vstup, na kterém si ověříte, že váš prompt pasti pojmenuje místo toho, aby je zamaskoval.
Prompt na agendu (zkopírujte)
Stejná logika briefu jako v Promptové dílně 2: role, cíl, kontext, formát, kritéria.
Role: asistent přípravy schůzek. Piš věcně česky, tykej.
Cíl: z minulého zápisu a krátkého kontextu připrav
1) agendu na max 6 bodů,
2) 3–5 otázek,
3) seznam otevřených úkolů s vlastníkem (jen pokud je ve vstupu).
Kontext schůzky:
- Datum/čas: {{datum}}
- Účastníci: {{jmena}}
- Cíl schůzky jednou větou: {{cil}}
- Minulý zápis / mail: {{vstup}}
Formát výstupu (přesně):
A) Agenda — odrážky: bod | proč | odhad minut (volitelně)
B) Otázky — odrážky: otázka | proč se ptám | na koho
C) Otevřené úkoly — tabulka: úkol | vlastník | deadline | stav (potvrzeno/nepotvrzeno)
D) Rizika / nejasnosti — max 5 odrážek
E) Co do AI dnes NEDÁVAT — 1–3 body (citlivá data)
Kritéria:
- Nevymýšlej data, částky ani jména, která ve vstupu nejsou.
- Ambiguózní termíny („brzy“, „kolem“, „do pátku“) označ jako nejasné.
- Úkol bez potvrzení účastníkem označ jako nepotvrzený.
- Žádný „motivační“ úvod. Hned body.
Do {{vstup}} vložte smyšlený zápis výše (nebo svůj anonymizovaný). Do {{cil}} napište např. „potvrdit soft-launch a vlastníky úkolů“.
Mini varianta (90 sekund)
Když máte jen kalendář a žádný zápis:
Připrav agendu (max 5 bodů) a 3 otázky pro schůzku:
Účel: {{cil}}
Účast: {{jmena}}
Co vím: {{3_radky_z_mailu}}
Nevymýšlej fakta. Označ, co chybí.
Brief z minulého zápisu: jak ho získat rychle
Máte tři běžné situace:
| Situace | Co vložíte do AI | Co nejdřív uděláte vy |
|---|---|---|
| Máte zápis z Otter.ai / Tactiq / Granola / Fireflies.ai | Shrnutí nebo selected highlights (ne celý citlivý přepis) | Odstranit jména třetích stran a čísla smluv |
| Máte jen e-mail po minulé schůzce | Celý e-mail bez příloh se smlouvou | Zkontrolovat, že mail neobsahuje hesla / fakturační údaje |
| Nemáte nic | 5 řádků z kalendáře + poslední zpráva | Napsat cíl schůzky jednou větou ručně |
Celý nezkrácený přepis do chatu dávat nemusíte. Stačí rozhodnutí + úkoly + otevřené body. Delší kontext řešte spíš v projektu asistenta (viz Váš AI OS 2: personalizace), ne v každém pre-meeting promptu.
Pro e-mailovou větev stacku se hodí Gemini for Gmail a ChatGPT e-maily — dnes ale nejdřív agenda, ne follow-up draft.
Checklist pre-meeting (odškrtněte před vstupem do hovoru)
5 minut před startem
- [ ] Cíl schůzky je jedna věta (ne „probrat věci“).
- [ ] Agenda má 3–6 bodů; každý bod víte obhájit jednou větou.
- [ ] Máte max 5 otázek; u každé víte, na koho míří.
- [ ] Otevřené úkoly z minula mají stav potvrzeno / nepotvrzeno.
- [ ] Termíny typu „brzy / kolem / do pátku“ jsou označené k vyjasnění.
- [ ] Částky a sliby jsou označené jako ústní / písemné (nic si AI nedomýšlí).
- [ ] Citlivá data (smlouvy, hesla, rodná čísla, zdravotní údaje) do dnešního promptu nešla.
- [ ] Víte, jestli budete nahrávat / pouštět bota na přepis (souhlas řeší díl 3).
- [ ] Máte odkaz na Meet/Teams a rezervovaných +5 minut po schůzce na zápis.
- [ ] Kill switch přípravy: když AI vymyslela fakt, škrtnete ho před schůzkou, ne po ní.
Když nestihnete všech 10, udělejte aspoň cíl + 3 otázky + 1 nejasný termín. To je minimum, které změní průběh hovoru.
Ukázkový výstup (referenční, psaný redakcí — ne „výsledek testu modelu“)
Níže je referenční agenda k smyšlenému zápisu. Není to výstup konkrétního asistenta ani žebříček. Slouží jako měřítko: váš prompt má dojít k podobné struktuře.
A) Agenda (45 min)
- Potvrzení cíle soft-launch (5 min) — proč: „kolem 5. 11.“ je nejasné.
- Sitemap a texty O nás (10 min) — proč: oba úkoly bez pevného data.
- Formulář → Notion / Make (10 min) — proč: „až bude čas“ není plán.
- Hosting a GDPR u formuláře (10 min) — proč: chybí vlastník.
- Scope: blog ano/ne v této fázi (5 min) — proč: konflikt v poznámce.
- Shrnutí rozhodnutí a úkolů nahlas (5 min).
B) Otázky
- Kdo schvaluje datum soft-launch a jaké je přesné datum? → Jana
- Je částka za hlavičku 8–12 tis. závazná, nebo jen odhad? → Jana + Petr
- Potvrzuje Eva úkol cookie lišta, nebo ho přebírá někdo jiný? → Eva/Petr
- Hosting: u nás, nebo u Atlasu — rozhodnutí dnes? → Jana
- Blog: je mimo scope této fáze? → Jana
C) Otevřené úkoly
| Úkol | Vlastník | Deadline | Stav |
|---|---|---|---|
| Návrh sitemap | Petr | „do pátku“ → vyjasnit datum | nejasný termín |
| Texty O nás | Jana | „brzy“ | nejasný termín |
| Cookie lišta | Eva? | — | nepotvrzeno |
| Make scénář formuláře | — | — | riziko / bez vlastníka |
Kde vzít vstup z minulé schůzky (nástroje)
Stručně, bez recenzí — ty už na webu jsou:
| Nástroj | Kdy dává smysl před přípravou | Kam dál |
|---|---|---|
| Otter.ai | Máte summary z minulého Meet/Zoom | článek Otter |
| Tactiq | Přepis z Chromu / Meet | článek Tactiq |
| Granola | Poznámky z jednání s AI vrstvou | článek Granola |
| Fireflies.ai | Bot ve schůzce + knihovna zápisů | profil nástroje |
| Microsoft Copilot | Žijete v Teams/Outlook | Copilot v práci, Copilot Cowork |
| Whisper / ChatGPT přepis | Máte soubor nahrávky, ne bota | Whisper návod, ChatGPT přepis audia |
Ceny přepisovacích nástrojů v tomto dílu neuvádíme, pokud nemáme ověřený pricing_info v katalogu k dnešnímu datu u daného nástroje. U Fireflies.ai katalog uvádí freemium a orientační Pro od 10 USD/uživatel/měsíc při roční fakturaci (záznam v katalogu odkazuje na ověření dle třetích stran k 30. 9. 2026) — před nákupem ověřte aktuální ceník na webu výrobce.
Propojení na další díly a série
- Po schůzce budete dělat zápis a úkoly (díly 3–4).
- Follow-up mail (díl 5) bude snadnější, když dnes máte agendu a otázky.
- Nabídky a kalkulace mimo schůzku: AI v praxi OSVČ 2.
- E-mail z poznámek napříč asistenty: ChatGPT vs Claude vs Gemini 2.
Jak schůzku udržet krátkou a srozumitelnou
Častá chyba je přetížená agenda: dvanáct bodů, žádné priority, všichni odcházejí unavení. Držte se tří pravidel:
- Nejdřív rozhodnutí, potom diskuse. Body, u kterých už jen potvrzujete termín, dejte nahoru. Diskusní témata (scope, hosting, blog) nechte na střed.
- Každá otázka má adresáta. Otázka „do vzduchu“ se nepočítá. V checklistu má být jméno.
- Na konci přečtěte rozhodnutí nahlas. Jedna minuta shrnutí ušetří týden mailů. AI vám po schůzce pomůže se zápisem, ale vy musíte rozhodnutí pojmenovat ještě v hovoru.
Když účastníci skáčou mimo agendu, vraťte je jednou větou: „To si zapíšu do rizik a vrátíme se k bodu tři.“ Nemusíte být přísní — stačí být čitelní.
Praktický tip pro OSVČ a malé týmy: stejný checklist použijte i na vnitřní poradu. Stačí zkrátit otázky na tři a cíl na jednu větu. Příprava pak opravdu trvá pět minut, ne půl hodiny přemýšlení nad „co vlastně chceme“.
Pokud připravujete schůzku s více stakeholdery, oddělte povinné účastníky a informované. Do promptu to napište explicitně — AI jinak navrhne otázky na lidi, kteří na hovoru nebudou.
Časté otázky
Jak připravit agendu na schůzku s AI za 5 minut?
Vložte minulý zápis (nebo 5 řádků kontextu) do promptu výše, nechte si vypsat agendu, otázky a otevřené úkoly, pak odškrtněte checklist pre-meeting. AI nesmí vymýšlet termíny ani částky.
Co napsat do promptu, když nemám zápis z minulé schůzky?
Stačí cíl jednou větou, jména účastníků a 3 řádky z posledního e-mailu nebo kalendáře. Použijte mini variantu promptu. Chybějící fakta nechte AI pojmenovat jako otázky, ne jako „rozhodnutí“.
Mám do přípravy dávat celý přepis z Otter/Tactiq/Fireflies?
Ne. Do chatu dejte shrnutí, rozhodnutí a úkoly. Celý přepis často obsahuje citlivé detaily, které do obecného chatu nepatří. Anonymizujte jména třetích stran.
Jak poznám, že AI vymyslela termín nebo cenu?
Porovnejte výstup se vstupem. Když ve vstupu bylo „kolem 8–12 tisíc“ a ve výstupu „dohodnuto 10 000 Kč“, je to chyba. Stejně u „do pátku“ → konkrétní datum bez opory ve vstupu.
Kdy řešit souhlas s nahráváním?
Až budete zapínat bota nebo nahrávku — to je téma dílu 3. Dnes stačí vědět, jestli nahrávku plánujete, a nepřekvapit účastníky.
Hodí se na přípravu Notion AI nebo Copilot?
Ano, pokud v nich už máte zápisy nebo maily. Princip je stejný: brief + formát + zákaz vymýšlet. Notion AI a Copilot zde nejsou povinné; stačí běžný chat asistent.
Zdroje
- Série: díl 1 mapa komunikace
- Nástroje: profily Otter.ai, Tactiq, Granola, Fireflies.ai, ChatGPT, Claude (Anthropic), Gemini, Microsoft Copilot
- Transparentnost: Jak web vydělává
Mapa série
- Předchozí: 1/8 Mapa komunikace
- Tento díl: 2/8 Příprava před schůzkou — agenda a otázky za 5 minut
- Další (plán): 3/8 Živý zápis vs. nahrávka — co zvolit a jak získat souhlas
Dnešní úkol
- Zkopírujte prompt na agendu do jednoho asistenta.
- Vložte smyšlený zápis (nebo vlastní anonymizovaný) a nechte vygenerovat A–E.
- Odškrtněte checklist pre-meeting; škrtněte vše, co AI domyslela.
Playbook: schůzka → zápis → follow-up (připravujeme)
Jednostránkový playbook (kroky + prompt startéry + checklist před odesláním) se připravuje (plánovaná adresa guide schuzka-followup-playbook). Zatím použijte checklist a prompt v tomto dílu a jako fallback průvodce začátky s AI: ChatGPT: vaše první dny.