Otter.ai: Revoluční AI asistent, který za vás píše zápisky z porad. Kompletní průvodce

Už vás to nebaví? Sedíte v poradě, soustředíte se na to, co říká kolega nebo klient, a zároveň máte ztuhlou ruku z psaní poznámek. Pak se po schůzce podíváte do papíru a v duchu zoufale voláte: „Co to tam mám být?“ nebo „Kdo to měl udělat?“.

Pokud je toto váš příběh, nemusíte trpět. Věk umělé inteligence přinesl řešení, které změní způsob, jakým pracujete, navždy. Potkáváme Otter.ai – inteligentního asistenta, který nejenže poslouchá, ale i rozumí.

V tomto článku se podíváme na to, jak tento nástroj může vašemu týmu ušetřit až 4 hodiny týdně, jak ho nastavit a jak z něj vytěžit maximum.

Co je Otter.ai a proč ho potřebujete?

Otter.ai je pokročilý nástroj založený na umělé inteligenci, který slouží jako váš osobní tajemník. Jeho hlavní funkcí je převod řeči na text (transkripce) v reálném čase. Ale pozor, nejedná se jen o odepsání slov. Otter dokáže identifikovat mluvčí, rozpoznat klíčová slova, vytvořit snadno prohledávatelné poznámky a dokonce sdílet záznam s celým týmem.

Představte si to takto: Míte schůzku na Zoomu, Teams nebo Google Meet. Vy se plně soustředíte na diskuzi. Otter.ai mezitím poslouchá, píše, vyznačuje důležité momenty a po skončení vám pošle kompletní zápis s odkazy na konkrétní části záznamu.

Zní to jako sci-fi? Je to realita. Ať už jste student, novinář, manažer nebo podnikatel, tento nástroj pro produktivitu (productivity tool) se stane vaší nepostradatelnou pomůckou.

Klíčové funkce, které vás nadchnou

Než se pustíme do návodu, podívejme se, co přesně Otter.ai umí. Tohle jsou funkce, které z něj dělají šampiona mezi nástroji pro automatické zápisování:

1. Transkripce v reálném čase: Text se objevuje na obrazovce během několika sekund poté, co je vysloven. Už žádné čekání.
2. Rozpoznávání mluvčích (Speaker Identification): Otter pozná, kdo mluví. Pokud se schůzky účastní 4 lidé, Otter je rozliší jako „Mluvčí 1, Mluvčí 2“ atd. (Tyto štítky pak můžete ručně přejmenovat na jména kolegů).
3. Integrace do kalendáře: Otter se může napojit na váš Google Calendar nebo Outlook a automaticky nahrávat naplánované schůzky na platformách Zoom, Microsoft Teams a Google Meet.
4. Vytěžování úkolů (Action Items): AI umí rozpoznat úkoly, které padnou v diskuzi (např. „Tomáši, můžeš se na to podívat?“) a vyznačit je.
5. Fulltextové vyhledávání: Všechny vaše schůzky jsou uloženy v cloudu. Hledáte konkrétní termín, který padl před měsícem? Stačí ho napsat do vyhledávání a Otter vás přesně na tu větu v nahrávce přesměruje.
6. Sdílení a komentáře: Můžete pozvat kolegy do nahrávky, oni si ji mohou přečíst a přidávat komentáře přímo k textu.

Jak začít s Otter.ai: Krok-za-krokem návodem

Použití Otter.ai je intuitivní, ale my vám projdeme celým procesem od A do Z, abyste se vyhnuli počátečním chybám.

Krok 1: Registrace a nastavení účtu

1. Přejděte na stránku otter.ai.
2. Zaregistrujte se pomocí e-mailu, Google účtu nebo Microsoft účtu. Doporučuji používat pracovní e-mail pro snazší integraci s týmovými nástroji.
3. Po přihlášení vás aplikace provede krátkým tutoriálem. Doporučuji si projít sekci Settings (Nastavení), kde si můžete nastavit preferovaný jazyk (primárně angličtina, ale čeština je také podporována, i když s mírně nižší přesností než v angličtině) a propojit kalendář.

Krok 2: První nahrávka (Rozcvička)

Než pustíte nástroj do důležité obchodní schůzky, zkuste „nahrát“ cvičnou konverzaci.

1. V dashboardu klikněte na tlačítko Record (Nahrát).
2. Povolte přístup k mikrofonu.
3. Mluvte na svůj počítač. Uvidíte, jak se text objevuje v reálném čase.
4. Zkuste změnit mluvčího (např. přečtěte text nahlas, pak přečtěte text kolega nebo rodinný příslušník). Až skončíte, klikněte na Stop.
5. Nyní se podívejte na výsledek. Uvidíte bloky textu rozdělené podle mluvčích.

Krok 3: Integrace s online schůzkami (To je hlavní důvod, proč ho chcete)

Zde začíná ta pravá magie. Otter může fungovat jako účastník schůzky.

Pro Zoom:

1. V Otter.ai přejděte do nastavení integrací a propojte svůj Zoom účet.
2. Povolte automatické připojování k schůzkám. Při příštím Zoom callu se objeví účastník jménem Otter.ai Bot.
3. Tento bot bude poslouchat a vytvářet přepis. Nikdo ho nemusí vidět (můžete ho v Zoomu skrýt), ale on tam pracuje.

Pro Google Meet a Microsoft Teams: Zde postup funguje obdobně přes propojení kalendáře. Jakmile Otter v kalendáři uvidí událost s odkazem na Meet/Teams, automaticky jí přidá do seznamu plánovaných nahrávek a připojí se v čase zahájení.

Krok 4: Práce s přepisem (Po schůzce)

Když schůzka skončí, Otter vás upozorní, že je přepis hotov. Co teď?

• Přejmenování mluvčích: Klikněte na „Speaker 1“ a vyberte z vašeho seznamu kontaktů (nebo napište jméno). Otter si to pamatuje pro příště.
• Vkládání obrázků: Tohle je skvělá funkce. Pokud jste sdíleli obrazovku (slide prezentace), Otter automaticky zachytí snímky obrazovky a vloží je do textu přesně tam, kde se o nich mluvilo.
• Highlighting (Zvýraznění): Klikněte na text myší a vyberte ikonu žlutého zvýrazňovače. Tím si označíte nejdůležitější pasáže.

Best Practices: Jak z Otter.ai dostat maximum?

Používat Otter.ai je snadné, ale používat ho efektivně vyžaduje pár triků. Zde jsou mé zkušenosti a tipy.

1. Zvyšte kvalitu audia

AI není kouzelník. Pokud máte šum, ozvěnu nebo špatný mikrofon, přepis bude plný chyb.

• Tip: Používejte kvalitní sluchátka s mikrofonem.
• Tip: Pokud je to možné, nahrávejte schůzky v tichém prostředí. Pokud jsou lidé na schůzce v jedné místnosti, použijte jeden centrální mikrofon, aby Otter slyšel všechny stejně hlasitě.

2. Používejte klíčová slova

Během schůzky můžete v aplikaci (na telefonu nebo tabletu) v reálném čase psát poznámky do sekce Add a comment nebo označovat klíčová slova. Tím si vytvoříte rychlý obsah.

3. Využijte funkci "My Notes"

V Otter.ai existuje sekce, kde můžete psát ručně. Když do ní napíšete poznámku, automaticky se propojí s časovou značkou (timestamp) v audiu. Když se na poznámku podíváte později, stačí na ni kliknout a nahrávka se přetočí přesně na to místo, kde poznámka vznikla.

4. Export a sdílení

Nejlepší výsledek přináší sdílení. Místo abyste posílali „mlhavé“ poznámky mailem, pošlete odkaz na Otter Chat.

• Klikněte na Share.
• Zkopírujte odkaz a pošlete ho týmu.
• Kolegové si mohou přečíst přepis, nechat si přeložit text do jiného jazyka nebo si poslechnout nahrávku.

5. Správa úkolů

Po schůzce projděte sekci Action Items (pokud ji máte v placené verzi, nebo si ji vyhledejte pomocí vyhledávání slov jako „todo“, „udělat“, „deadline“). Tyto body pak snadno přenesete do Asany, Trello nebo Notionu.

Otter.ai pro studenty a novináře

Ačkoliv jsem se zaměřil na byznys, Otter.ai je zbraň i pro jiné profese.

• Studenti: Nahrajte si přednášku. Místo psaní se soustřeďte na pochopení látky. Domů si přineste kompletní text, který si můžete prohledávat před zkouškou.
• Novináři/Intervieweři: Už žádné ťukání do notesu během rozhovoru. Soustřeďte se na oční kontakt a dotazy. Otter se postará o přesné citace. Navíc můžete v přepisu okamžitě hledat klíčová témata.

Ceny a verze: Co si vybrat?

Otter.ai má freemium model.

• Basic (Zdarma): 300 minut měsíčně (cca 5 hodin nahrávky). Skvělé pro otestování a občasné použití. Transkripce mizí po určité době nebo jsou omezené funkce (nelze importovat audio soubory).
• Pro (Placená): Neomezené nahrávky, pokročilé funkce exportu, importování audio/video souborů (např. můžete nahrát video z telefonu a nechat si ho přepsat) a priority podpora.
• Business: Pro týmy. Zahrnuje správu uživatelů, centralizovanou fakturaci a pokročilou bezpečnost.

Tip: Pokud chcete začít, zdarma verze je naprosto dostačující pro pochopení toho, jak moc je tento nástroj užitečný.

Závěr: Přestaňte psát, začínájte žít (a pracovat chytřeji)

V době, kdy je čas nejcennější komoditou, nemá smysl plýtvat ho přepisováním slov, která už jednou padla. Otter.ai není jen o textu. Je o tom, že vám dává svobodu.

Svobodu soustředit se. Svobodu zapojit se do diskuze. Svobodu nechat se na chvíli rozptýlit, protože víte, že AI má záda.

Ať už jste malý tým nebo velká korporace, tento nástroj pro produktivitu (productivity tool) by ve vašem arzenálu neměl chybět.

Jste připraveni vyzkoušet to?

Nenechte si ujít další tipy, jak zefektivnit svou práci pomocí umělé inteligence. Sledujte web začínámsAI.cz, kde pravidelně přinášíme recenze, návody a novinky ze světa AI.

Máte zkušenosti s Otter.ai? Dejte nám vědět v komentářích, jaký úkol vám tento nástroj už ušetřil!