AI automatizace bez kódu (5/10): zápis ze schůzky → follow-up

Série: AI automatizace bez kódu · díl 5/10
Po pravidlu 2× týdně, prvním scénáři, e-mailech → úkolu a formuláři → kvalifikaci leadu přichází schůzka: přepis → zápis → follow-up draft. Mapu série najdete na konci článku.

Jak dostat ze schůzky hotový zápis a koncept follow-up e-mailu bez ručního přepisování? Nástroj na přepis (například Fireflies.ai nebo Tactiq) po skončení schůzky spustí scénář v Zapieru, Make nebo n8n. AI krok z přepisu vytáhne rozhodnutí, úkoly a otevřené otázky ve formátu JSON, vy zápis schválíte a teprve potom vznikne koncept e-mailu v Gmailu nebo Outlooku. Nic neodchází samo. V článku najdete scénářový list, prompt, smyšlený testovací přepis se 6 pastmi a checklist před ostrým provozem.

Shrnutí na 30 sekund

• Tok: konec schůzky → přepis hotový (spouštěč) → filtr (délka, interní/externí) → AI: zápis ze schůzky v JSON → lidské schválení → koncept follow-up e-mailu + úkoly.
• Spouštěče ověřené k 14. 11. 2026: Fireflies.ai v Zapieru „New Meeting“ (nová schůzka s přepisem a shrnutím), Tactiq v Zapieru „Meeting Transcript Is Ready“ (přepis je hotový).
• Originální prvek: scénářový list + testovací přepis „Truhlářství Dub“ se 6 pastmi + klíč pastí. Žádné vymyšlené výsledky testů nástrojů.
• Hlavní pravidlo: AI píše koncept, odesíláte vy. U schůzek s klienty navíc souhlas s nahráváním.
• Navazuje na: sérii Od schůzky k follow-upu, kde řešíme obsah zápisu ručně. Dnes ho automatizujeme.

Zápis ze schůzky je typická práce, která splňuje pravidlo 2× týdně: opakuje se, má stejnou strukturu a když se zpozdí, klient čeká na follow-up. Ruční verzi postupu „do 15 minut“ jsme popsali v AI v praxi OSVČ 4/10 a jak ze zápisu udělat úkoly s vlastníkem a termínem, ukazuje Od schůzky k follow-upu 4/8. Dnešní díl obě věci spojí do scénáře, který běží sám, ale nic neodešle bez vás.

Co dnes postavíte (a co ne)

Postavíte:

1. Spouštěč, který reaguje na hotový přepis schůzky (Fireflies.ai nebo Tactiq).
2. Filtr, který zastaví krátké nebo interní schůzky, kde follow-up nepotřebujete.
3. AI krok, který vrátí zápis ze schůzky jako JSON: shrnutí, rozhodnutí, úkoly, otevřené otázky, citlivé údaje.
4. Lidský schvalovací krok (Slack nebo e-mail sobě).
5. Koncept follow-up e-mailu v Gmailu nebo Outlooku a úkoly v To Do / Todoist.
6. Nouzové vypnutí (kill switch) a záznam do tabulky „zpracováno“.

Nepostavíte:

• automatické odesílání e-mailů klientům,
• archiv všech nahrávek v cloudu bez pravidel mazání,
• „AI zapisovatele“, který rozhoduje místo vás, co se na schůzce domluvilo.

Který spouštěč zvolit

Na začátku rozhodněte, odkud přepis vezmete. Podle toho se liší cena i to, jestli do schůzky vstupuje bot.

Detailnější srovnání Fireflies.ai s Otterem a Tactiqem včetně češtiny a ceníku najdete v samostatném návodu Fireflies.ai 2026: cena, čeština a návod. Návod k Tactiqu máme v článku Tactiq – přepis a poznámky z online schůzek.

Souhlas s nahráváním: když do hovoru vstupuje bot nebo se pořizuje přepis, řekněte to účastníkům na začátku a nechte prostor odmítnout. Jak na to prakticky, rozebírá díl Živý zápis vs. nahrávka a souhlas. Tento článek není právní rada.

Scénářový list (originální prvek)

Bez vyplněného listu scénář nestavte. Zkopírujte si ho do Notionu nebo Sheets, stejně jako v dílu 2.

Krok za krokem: Fireflies.ai → Zapier → AI → koncept e-mailu

Ukázka je v Zapieru. V Make a n8n je logika stejná: spouštěč → filtr → AI → schválení → výstup.

Pozor na tarif Zapieru: Free podle katalogu (k 8. 11. 2026) umí jen dvoukrokové Zapy a 100 úkolů měsíčně. Tento scénář má víc kroků, takže potřebujete Professional (od 19,99 USD/měs. při roční platbě, 29,99 USD při měsíční, k 8. 11. 2026), nebo ho postavte v Make, kde Free dává 1 000 kreditů a 2 aktivní scénáře (k 8. 10. 2026).

1) Spouštěč

V Zapieru zvolte aplikaci Fireflies.ai a spouštěč New Meeting. Přihlaste účet Fireflies a vyberte testovací schůzku. Zkontrolujte, jaká pole dorazí: název, datum, účastníci, přepis, shrnutí. Pokud dorazí jen shrnutí bez přepisu, pošlete do AI shrnutí a v zápisu to uveďte – nedomýšlejte, co v přepisu chybí.

U Tactiqu zvolte spouštěč Meeting Transcript Is Ready.

2) Filtr

Hned za spouštěč dejte krok Filter:

• délka schůzky aspoň 10 minut (krátké hovory follow-up nepotřebují),
• aspoň jeden účastník má e-mail mimo vaši doménu,
• název neobsahuje „interní“ nebo „1:1“.

Když filtr neprojde, scénář skončí. Ušetříte úkoly v Zapieru i volání AI.

3) AI krok: zápis ze schůzky v JSON

Do kroku ChatGPT (OpenAI) nebo Claude vložte instrukci a přepis. Vyžadujte jen JSON:

Jsi zapisovatel schůzek pro malou českou firmu. Pracuj jen s přepisem níže.
Nic nedomýšlej. Co v přepisu není, označ "DOPLNIT".
Vrať POUZE JSON s klíči:
summary: 3–5 vět česky,
decisions: pole rozhodnutí (jen to, co zaznělo jako domluvené),
tasks: pole objektů {task, owner, due, source_quote};
  owner a due jen když zazněly, jinak "DOPLNIT",
  source_quote = doslovná krátká citace z přepisu,
open_questions: co zůstalo nevyřešené,
sensitive: citlivé údaje z přepisu (čísla účtů, rodná čísla, zdravotní informace, hesla) – jen typ, ne hodnotu,
email_draft: koncept follow-up e-mailu česky, vykání, max 150 slov,
  bez cen a termínů, které nejsou v decisions.
Přepis schůzky:
{{transcript}}
Účastníci: {{participants}}
Název: {{title}}

Výstup parsujte jako JSON. Když parsování selže, scénář zastavte a pošlete si upozornění.

4) Lidský schvalovací krok (povinný)

Pošlete si do Slacku nebo e-mailem: summary, decisions, tasks a email_draft. Volby:

• Schválit – vytvoří se koncept e-mailu a úkoly,
• Upravit – otevře se koncept, upravíte ho ručně,
• Zahodit – nic nevznikne, jen řádek do tabulky.

Když je pole sensitive neprázdné, přidejte do zprávy varování a koncept e-mailu nevytvářejte automaticky.

5) Výstup

Po schválení: Gmail Create Draft (nebo koncept v Outlooku), úkoly do Microsoft To Do nebo Todoist a řádek do Google Sheets s ID schůzky. ID použijte jako pojistku proti dvojímu zpracování.

Varianty v Make a n8n

Make

• Spouštěč: modul Fireflies.ai / Tactiq, pokud je v Make dostupný, jinak webhook nebo sledování složky s přepisy na Google Drive.
• Filtr mezi moduly: délka a účastníci.
• AI: modul OpenAI nebo Anthropic Claude.
• Schválení: Slack zpráva + čekání na reakci, nebo e-mail sobě s odkazem.
• Výstup: Gmail – vytvořit koncept, To Do – vytvořit úkol.

Make Free (k 8. 10. 2026): 1 000 kreditů měsíčně, 2 aktivní scénáře, spouštění nejčastěji po 15 minutách. Na pár schůzek týdně to stačí.

n8n

Self-hosted Community Edition je podle katalogu zdarma (platíte server). Uzly: Webhook / Google Drive Trigger → IF → OpenAI → Slack → Gmail. Vhodné, když přepisy nechcete posílat přes další cloudovou službu.

Testovací přepis „Truhlářství Dub“ (smyšlený)

Před napojením ostrých schůzek pusťte scénář na tomto smyšleném přepisu. Jména a firma jsou vymyšlené.

Schůzka: Truhlářství Dub × kuchyň pro paní Novou, 40 minut, Google Meet
Účastníci: Petr (truhlářství), Jana Nová (klientka), Ondra (montáž)
Petr: Takže dvířka v dubové dýze, to máme domluvené. Pracovní deska ještě není jasná.
Jana: Desku si rozmyslím do pátku. A cenu pošlete e-mailem?
Petr: Pošlu upravenou nabídku. Ondro, zaměříš to?
Ondra: Můžu příští týden, asi ve středu, ale potvrdím.
Jana: Na zálohu vám pošlu peníze z účtu, číslo mám někde v telefonu.
Petr: A ještě – manžel říkal, že by chtěl i botník, ale to až příští rok.
Jana: Mimochodem, minulý měsíc jsem byla v nemocnici, proto to zdržení.

Klíč pastí (co má scénář zvládnout)

Skóre: za každou správně zvládnutou past 1 bod. Pod 5 bodů upravte prompt a test opakujte. Do ostrého provozu jděte až s 6/6 ve dvou bězích po sobě.

Checklist před ostrým provozem

Kolik to stojí (orientačně)

Ceny jsou v USD a EUR bez přepočtu na koruny. Volání AI v Zapieru nebo Make se účtuje podle napojení (vlastní API klíč nebo kredity platformy).

Proč neposílat follow-up automaticky

Follow-up po schůzce je první písemný doklad o tom, co jste se domluvili. Když v něm AI zamění „rozmyslím si do pátku“ za „objednáváme“, klient dostane závazek, který nikdy nedal. Proto scénář končí konceptem. Kontrola trvá dvě minuty: přečtete rozhodnutí, opravíte termíny označené DOPLNIT a kliknete na Odeslat.

Druhý důvod je tón. Model píše obecně zdvořile, ale nezná vztah s klientem. Pokud chcete, aby koncepty zněly jako vy, vložte do promptu tři vlastní e-maily jako vzor – podobně jako v Promptové dílně 4/9. Situace, které se u e-mailů klientům opakují, shrnuje OSVČ 3/10.

Jak měřit, že scénář pomáhá

Po dvou týdnech spočítejte tři čísla:

1. Čas od konce schůzky po odeslaný follow-up (medián v hodinách).
2. Počet konceptů odeslaných bez větších úprav (do 3 opravených vět).
3. Počet chyb v úkolech (špatný vlastník nebo termín).

Když medián klesá a chyb ubývá, scénář plní účel. Když každý koncept přepisujete, zpřísněte prompt (kratší email_draft, víc DOPLNIT) a nepřidávejte další nástroje.

FAQ

Potřebuji placený Fireflies.ai?

Pro první testy stačí Free. Podle ceníku (k 14. 11. 2026) má Free neomezený přepis, omezená AI shrnutí a 400 minut úložiště na tým. Neomezené integrace a stahování přepisů uvádí ceník u Pro. Ověřte v Zapieru, že spouštěč New Meeting s vaším tarifem funguje.

Umí Fireflies.ai česky?

Podle nápovědy Fireflies podporuje přepis a shrnutí ve 100+ jazycích včetně češtiny (kód cs). Rozhraní aplikace česky není. Kvalitu českého přepisu jsme netestovali, vyzkoušejte ji na krátké schůzce.

Můžu místo bota použít jen titulky?

Ano, Tactiq přepisuje titulky v prohlížeči bez bota v hovoru. Má Zapier spouštěč „Meeting Transcript Is Ready“. Zdarma podle katalogu 10 přepisů měsíčně.

Co když schůzka probíhá osobně?

Nahrajte ji (se souhlasem) do telefonu, uložte soubor do sdílené složky a jako spouštěč použijte „nový soubor ve složce“. Přepis udělejte přes Whisper nebo jiný nástroj a pokračujte stejným AI krokem.

Kde je lead magnet k sérii?

Připravujeme stránku zacinamsai.cz/guide/prvni-ai-workflow (5denní start: první AI workflow). Zatím začněte s průvodcem ChatGPT první dny.

Co bude v dílu 6?

Workflow nové faktury a PDF → data do tabulky: jak z příloh vytáhnout čísla a zkontrolovat je, než skončí v účetnictví.

Mapa série AI automatizace bez kódu

1. Co automatizovat: pravidlo 2× týdně
2. První scénář: spouštěč → AI → výstup
3. E-maily → shrnutí → úkol v To Do
4. Formulář → kvalifikace leadu → odpověď
5. Schůzka → zápis → follow-up draft (tento díl)
6. Další: nové faktury/PDF → data do tabulky

Související nástroje: Fireflies.ai, Tactiq, Otter.ai, Zapier, Make, n8n, ChatGPT, Claude. Recenzi Zapieru najdete v článku Zapier recenze.

CTA · 5denní start (připravujeme)

Dnešní workflow sedí do 5denního startu. Osnova „první AI workflow“ + checklist před spuštěním bude na adrese zacinamsai.cz/guide/prvni-ai-workflow (stránka se připravuje). Do té doby začněte s ChatGPT první dny a scénářový list si uložte vedle nouzového vypnutí.

Zdroje (ověřeno 14. 11. 2026): Fireflies.ai Pricing, Fireflies – podporované jazyky, Zapier – Fireflies.ai integrace, Zapier – Tactiq integrace; ceny Zapier, Make, Tactiq, Otter.ai a n8n z katalogu zacinamsai.cz s uvedeným datem. Jak web vydělává: transparentnost.