HelloSign (nyní Dropbox Sign)

Dropbox Sign je webová služba pro elektronické podepisování dokumentů. Původně vznikla jako samostatný produkt HelloSign, později ji koupil Dropbox a přejmenoval ji na Dropbox Sign. Starý název se proto pořád objevuje ve vyhledávání, v přihlašovací doméně i v recenzích. Jde o tentýž produkt, ne o dvě různé služby. Nejde o AI nástroj v pravém slova smyslu, ale o běžný kancelářský software pro digitální administrativu, proto ho zařazujeme mezi nástroje pro produktivitu.

Princip je jednoduchý. Nahrajete dokument (typicky PDF), přidáte podepisující osoby, do dokumentu umístíte pole pro podpis, datum nebo text a odešlete. Podle oficiálních stránek příjemci podepisují bez nutnosti zakládat si účet. Odesílatel pak sleduje stav dokumentu a podepsanou verzi může automaticky ukládat do úložiště, například do Dropboxu, Google Drive nebo OneDrive. Služba se také umí napojit na Salesforce a další nástroje a nabízí API pro vložení podepisování do vlastní aplikace nebo webu.

Mezi funkce, které vyplývají z oficiálních materiálů, patří šablony pro opakující se dokumenty, vyplňování a podepisování PDF a auditní záznam o průběhu podpisu. Nápověda k nástroji zmiňuje také zabezpečení dvoufázovým ověřením, odesílání faxů a týmové role. Podle srovnávací stránky konkurenta fynk nabízí služba rozhraní ve 22 jazycích a má certifikace SOC 2 Type II a ISO 27001. Tento údaj pochází od konkurenta, takže ho berte s rezervou.

Ceník se liší podle zdroje, proto uvádíme jen to, co je ověřené. Oficiální web uvádí start na 15 USD za uživatele a měsíc při roční fakturaci a 30denní zkušební verzi. Sign API začíná na 75 USD za 50 požadavků měsíčně. Bezplatný tarif je omezený: podle nápovědy Dropboxu dovolí odeslat 3 žádosti o podpis měsíčně, počítáno vždy 30 dní od registrace, a podepisování vlastních dokumentů do limitu nezapočítává. Pokud dokument po odeslání upravíte a pošlete znovu, odečte se další dokument. Agregátor Capterra uvádí od 20 USD měsíčně, ale jde o údaj třetí strany a může se týkat jiné fakturace.

Proti alternativám je Dropbox Sign hlavně jednoduchý a dobře napojený na Dropbox. Slabší bývá tam, kde potřebujete víc než základní podpis. Podle srovnání fynk jsou webové tarify jen prostý elektronický podpis, zatímco pokročilé a kvalifikované podpisy vyžadují doplněk Dropbox Sign eID k API. Ukládání dat v EU je uvedeno až ve vyšším tarifu Premium, výchozí region je USA. Pro české firmy, které řeší smlouvy s ověřením totožnosti, může být proto vhodnější evropská služba.

Z recenzí na Capterra se opakuje chvála snadného používání a přehledné auditní stopy. Kritizuje se omezené přizpůsobení formulářů, slabší mobilní zážitek a cena při větším objemu podpisů. Jeden uživatel popsal, že mu služba zablokovala odesílání po 10 až 14 smlouvách za krátkou dobu a podpora reagovala pomalu. Jde o jednu zkušenost, ne o ověřené pravidlo.

Bezpečnost je potřeba zmínit zvlášť. Dropbox v dubnu 2024 oznámil neoprávněný přístup do produkčního prostředí Dropbox Sign. Útočník podle zveřejněných informací získal e-maily a uživatelská jména všech uživatelů, u části také telefonní čísla, hashe hesel a autentizační údaje včetně klíčů API. Obsah dokumentů ani platební údaje podle Dropboxu zasažené nebyly. Dropbox hesla resetoval a klíče rotoval. Po této zkušenosti dává smysl používat dvoufázové ověření.

Pokud jde o češtinu, oficiální seznam jazyků jsme neověřili. Nezávislý katalog uvádí angličtinu, dánštinu, nizozemštinu, francouzštinu, němčinu, indonéštinu a italštinu, výpis je ale neúplný. Počítejte tedy s tím, že rozhraní a e-maily mohou být anglicky. Nástroj jsme sami nezkoušeli, vše výše vychází z oficiálních materiálů a recenzí.