Pokročilé tipy a triky, jak proměnit Gmail v produktivní stroj díky umělé inteligenci
Trávíte každé ráno první hodinu jen čištěním inboxu? Cítíte se zahlceni nekonečnými e-mailovými vlákny, ve kterých se ztrácí podstatné informace? Pokud je vaše odpověď ano, nejste sami. E-mail je sice jedním z nejstarších internetových nástrojů, ale paradoxně se stává jedním z největších zabijáků naší produktivity.
Vstupuje do něj Shortwave.
Na první pohled může vypadat jako pouhý klient pro Gmail s hezčím designem. Pod kapotou se však skrývá výkonný AI engine postavený na nejnovějších modelech (včetně GPT-4), který mění pravidla hry. Shortwave není jen o čtení a psaní mailů – je to o tom, jak přemýšlíte o komunikaci.
V tomto článku se podíváme nad rámec základních funkcí. Ukážeme si pokročilé tipy a triky, které vám pomohou vytěžit z Shortwave maximum, zrychlit práci s daty a využít funkce, které běžný uživatel často přehlédne.
Co je Shortwave a proč ho potřebujete?
Než se ponoříme do hlubokých vod, uveďme rychlý kontext. Shortwave je desktopová aplikace (a rozšíření pro Chrome), která na vaši Gmail schránku nanáší vrstvu umělé inteligence. Umožňuje generovat e-maily, shrnovat dlouhá vlákna a, což je klíčové, provádět hluboké AI vyhledávání napříč celou vaší korespondencí.
Zatímco Gmail vám umožňuje hledat klíčová slova, Shortwave vám umožňuje klást otázky a získávat odpovědi z kontextu vašich mailů.
1. Magie "Instant AI Drafts": Přestaňte psát, začněte diriguje
Většina uživatelů používá AI k doplnění věty nebo opravě pravopisu. To je u Shortwave jen špička ledovce. Skutečná síla spočívá v tom, co nazýváme "Zero-shot Composing".
Využití kontextového okna
Když v Shortwave začnete psát nový e-mail nebo odpovědět, nemusíte vypisovat celé odstavce. Místo toho napište pouze stručný vzkaz pro sebe (nebo pro AI) do hranatých závorek nebo příkazového řádku.
Příklad: Místo vypisování: "Ahoji Petře, musíme posunout meeting na středu, protože v úterý mám zubaře. Omlouvám se a navrhuji 10:00 nebo 14:00."
Napíšete do Shortwave příkaz:
/write Omluv plánované úterní setkání kvůli zubaři. Navrhni alternativy na středu 10:00 nebo 14:00. Přátelský tón.
Shortwave nejen vygeneruje text, ale automaticky načte i kontext předchozí konverzace, pokud odpovídáte ve vláknu.
Pokročilý trik: Vytvořte si "Šablony osobnosti"
Máte e-mailovou komunikaci, která se opakuje, a vy chcete, aby AI psala přesně jako vy? Zatímco Shortwave nemá veřejnou knihovnu "personas" jako jiné nástroje, můžete to simulovat pomocí promptu.
V nastavení nebo přímo v prvním promptu definujte svůj styl:
"Piš odpovědi vždy stručně, na věc, bez zbytečných formálností, ale vždy s pozdravem na začátku a podpisem na konci."
Tento styl si Shortwave pamatuje v rámci vlákna. Můžete jít ještě dál a vytvářet si tzv. Snippets (vložky textu), které jsou komplexními bloky. Místo "Dobrý den" si vytvořte vložku "IntroNovyProjekt", která vygeneruje celý úvodní odstavec e-mailu pro nového klienta.
2. Deep AI Search: Váš osobní vyhledávač pravdy
Toto je funkce, která Shortwave posouvá o úroveň výše než běžný Gmail. Většina lidí ve vyhledávacím poli Gmailu píše from:jan novak faktura. Shortwave to umí také, ale jeho "Deep AI Search" (hluboké vyhledávání) chápe význam.
Jak formulovat dotazy?
Přestaňte hledat klíčová slova. Začněte hledat významy.
Běžné vyhledávání:
smlouva Praha
AI Search v Shortwave:
"Kdy mi poslal Hona poslední verzi smlouvy na kancelář v Praze a co byly hlavní body změn oproti minulé verzi?"
Shortwave projde nejen předmět, ale i obsah příloh (pokud jsou textově strojově čitelné nebo zpracované OCR) a kontext konverzace. Vrátí vám shrnutí, ve kterém uvidíte konkrétní e-mail a časové razítko.
Méně známá funkce: Vyhledávání napříč časovými pásmy a projekty
Pokud pracujete s lidmi v různých časových pásmech, můžete použít AI Search pro logistiku.
"Kdy máme volno všichni z týmu (Jana, Petr, Milan) na call s klientem XYZ v příštím týdnu?"
Ačkoliv to zní jako úkol pro kalendář, pokud jste o časech diskutovali v e-mailech, Shortwave dokáže tyto informace extrahovat a syntetizovat.
3. Tldr; Shrnutí vláken (Thread Summarization) jako nástroj pro "Triaging"
Dostáváte e-maily, kde se odvíjí diskuze 10 lidí na 50 zprávách? Scrollování tím je noční můra. Základní funkce "Shrnutí" (Summary) v Shortwave je známá, ale málokdo ji využívá správně pro triáž (třídění úkolů).
Trik pro manažery: "Action Item Extraction"
Když necháte vlákno shrnout, podívejte se pozorně na spodní část vygenerovaného shrnutí. Shortwave často automaticky detekuje úkoly (Action Items).
Pokud shrnutí neobsahuje jasné úkoly, použijte AI chat v postranním panelu (který je součástí Shortwave) a zeptejte se:
"Kdo je v tomto vláknu zodpovědný za dodání grafiky a do kdy?"
Tím pádem nemusíte číst 40 mailů o tom, "kdo má co na starosti", a okamžitě víte, na koho se obrátit.
Zapojení do workflow
Nastavte si pravidlo: Každé ráno otevřete Shortwave a projděte si pouze Shrnutí (Summaries) nových dlouhých vláken. Pokud shrnutí naznačuje, že vyžaduje vaši akci, klikněte na něj. Pokud je to jen informační ("FYI"), označte ho jako přečtené hned ze shrnutí. Ušetří to desítky minut denně.
4. Využití AI při psaní: Edice a přeformulování
Kromě generování textu od nuly je Shortwave skvělý editor. Často dostáváte e-maily, které jsou "hrubé", nebo naopak příliš formální.
Funkce "Rewrite" a její skryté možnosti
Většina uživatelů klikne na tlačítko "AI Generate" a vybere možnost "Professional" nebo "Friendly". Ale zkuste experimentovat s úpravou délky a tónu pomocí přirozených příkazů.
Vyberte text v konceptu a stiskněte klávesovou zkratku pro AI (obvykle Cmd/Ctrl + K nebo tlačítko AI lišty).
Pokročilé tipy pro promptování při psaní:
- Změna struktury: "Přeformuluj tento odstavec na odrážky."
- Změna perspektivy: "Přepiš to tak, aby to znělo, že to navrhl náš tým, nikoliv já osobně."
- Zjednodušení: "Vysvětli tento technický úvod tak, aby tomu rozuměl i člověk z marketingu."
Toto je extrémně užitečné při odpovídání na technické dotazy klientů, kdy chcete být milí, ale zároveň přesní.
5. Klávesové zkratky a "Command K" pro power uživatele
Pokud myslíte vážně produktivitu, musíte opustit myš. Shortwave je postaven tak, aby se dal ovládat téměř kompletně z klávesnice.
C: Compose (Nový e-mail)K: Spustí univerzální vyhledávací a příkazovou lištu (podobně jako v Slacku nebo Notion).
Trik:
Zmáčkněte K a napište "AI". Dostanete seznam všech AI akcí, které můžete provést v daném kontextu, aniž byste hledali ikonky v liště. Můžete tak rychle přepínat mezi režimy psaní (Generovat vs. Upravit).
6. Organizace: Využijte "Bundles" chytřeji
Gmail má kategorie, Shortwave zavádí "Bundles" (Svazky). Můžete si vytvořit svazek pro "Finance", "Projekty" atd.
Méně známý tip: Využívejte AI k třídění do svazků. I když to dělá automaticky, vy můžete trénovat systém tím, že konkrétní vlákno přetáhnete do svazku a krátce popíšete proč (pomocí poznámky nebo tagu). Shortwave se učí vaše preference a postupem času bude zařazovat i nové e-maily do správných svazků s mnohem vyšší přesností než standardní Gmail filtry.
7. Soukromí a bezpečnost: Co byste měli vědět
Jako expert na AI nástroje musím zmínit i bezpečnost. Shortwave funguje tak, že indexuje vaše e-maily, aby mohl provádět to "hluboké vyhledávání".
- Data jsou uložena bezpečně: Shortwave používá šifrování a vaše data neprodává třetím stranám pro trénování modelů v běžném smyslu (slouží ke zlepšení produktu pro vás).
- Mazání dat: Pokud se rozhodnete přestat Shortwave používat, můžete si v nastavení vyžádat smazání všech indexovaných dat z jejich serverů. Je to dobrá praxe pro "hygienu dat".
Závěr: Je Shortwave budoucností e-mailu?
Shortwave není jen další vylepšený Gmail klient. Je to pokus o nápravu toho, co je na e-mailu špatně – informačního šumu. Díky pokročilým funkcím jako Deep AI Search, kontextovému psaní a inteligentnímu sumarizaci vám Shortwave může vracet hodiny času měsíčně.
Pokud jste se dosud báli předat svou komunikaci umělé inteligenci, nyní je ten správný čas začít. Začněte malými kroky – zkuste si nechat shrnout jedno složité vlákno denně, nebo napište první e-mail pomocí příkazu /write.
Vaše schránka vám poděkuje.
Máte s Shortwave zkušenosti? Vyzkoušeli jste některý z těchto tipů? Podělte se s námi v diskuzi pod článkem nebo nám napište, jaké funkce byste uvítali v příštích verzích!