Už vás to taky nebaví? Každou neděli strávíte dvě hodiny lámáním hlavy nad tím, jak vmáčknout všechny schůzky, termíny a úkoly do jednoho týdne. Sestavujete dokonalý plán, ale v úterý přijde neohlášený telefonát a všechno se sesype. Nakonec končíte v pátek večer, vyčerpaní a s výčitek, že jste nestihli to nejdůležitější.
Co kdybych vám řekl, že existuje osobní asistent, který toto dilema vyřeší za vás? A nemusíte mu platit hodinovou sazbu, jen pár dolarů měsíčně.
Jmenuje se Motion a jedná se o jednu z nejchytřejších aplikací na plánování, kterou momentálně na trhu najdete. V tomto tutoriálu se podíváme na to, jak tento AI nástroj funguje, jak jej nastavit a jak vám může ušetřit desítky hodin měsíčně.
Pojďme se naučit, jak nechat AI dělat práci za nás.
Co je Motion a jak funguje?
Motion je nástroj, který spojuje to nejlepší z kalendáře, správy úkolů (Project Managementu) a AI asistenta.
Na rozdíl od klasických kalendářů (jako Google Calendar) nebo seznamů úkolů (jako Todoist), kde musíte ručně posouvat bloky a rozhodovat, co uděláte kdy, v Motion fungujete opačně. Vy pouze řeknete aplikaci, co máte na práci, jak dlouho to trvá a kdy to musí být hotové. O zbytek se postará AI algoritmus, který sám vytvoří ideální rozvrh přímo do vašeho kalendáře.
Klíčové vlastnosti:
- Automatické plánování: AI sama najde díru ve vašem diáři a zařadí tam úkol.
- Adaptabilita: Pokud vám přibude schůzka nebo úkol trvá déle, Motion okamžitě přepočítá zbytek dne.
- Integrace: Perfektně pracuje s Google Calendar, Outlookem a Zoomem.
Krok 1: První kroky a nastavení prostředí
Abychom mohli začít, musíte si vytvořit účet na webu usemotion.com. Motion je primárně webová aplikace, ale pro iOS a Android existují velmi kvalitní mobilní aplikace, které budete potřebovat pro zachycení úkolů na cestách.
Propojení kalendářů
Toto je absolutní základ. Po přihlášení vás Motion vyzve k propojení vašich existujících kalendářů.
- Google Calendar: Doporučuji propojit jak osobní, tak pracovní kalendář.
- Outlook / Apple Calendar: Podpora je také dostupná.
Díky tomu Motion uvidí vaše již naplánované schůzky (tzv. Hard Landscape) a bude kolem nich stavět plán vaší práce. Nikdy vám neplánuje úkol na dobu, kdy máte zubaře nebo týmové meetingy.
Krok 2: Pochopení hlavního panelu (Dashboard)
Rozhraní Motion je rozděleno do tří hlavních sekcí, které byste měli znát:
- Calendar (Kalendář): Zde vidíte výsledek práce AI. Je to váš klasický pohled na den/týden, ale bloky práce jsou tam automaticky vepsány.
- Tasks (Úkoly): Toto je vaše "inbox" nebo seznam úkolů. Zadáváte zde práci, kterou máte udělat, ale nestaráte se o to, kdy se udělá.
- Projects (Projekty): Složitější práce rozdělená do složek a dílčích úkolů.
Krok 3: Jak přidávat úkoly (To-Do List na steroidech)
Toto je srdce aplikace. V záložce Tasks klikněte na tlačítko + Add Task.
Zde je příklad z praxe: Představte si, že jste copywriter a musíte napsat článek pro klienta.
- Název úkolu: "Napsat článek o Motion AI".
- Délka trvání (Duration): Odhadněte čas. Motion má vychytávku – pokud úkol děláte poprvé, nechte odhad 60 minut. Pokud to bude trvat déle, Motion se to naučí. Příště už bude vědět, že "psaní článku" trvá 90 minut.
- Deadline (Termín): Kdy to musí být hotové? Např. pátek v 17:00.
- Priorita: Tohle je klíčové. Motion používá systém priorit, které určují, co se stane, když nestíháte.
- High: Musí se udělat. AI to zařadí hned na první volné místo.
- Medium: Důležité, ale může to chvíli počkat.
- Low: Pokud bude čas, udělá se to. Pokud ne, přesune se to.
Praktický příklad: "Deep Work" vs. "Admin práce"
Zkuste do Motion zadat dva typy úkolů:
- Úkol A: "Napsat strategii firmy" (Délka: 3 hodiny, Priorita: High).
- Úkol B: "Zkontrolovat faktury" (Délka: 30 min, Priorita: Medium).
Motion se podívá na váš kalendář. Vidí, že máte zítra ráno volno 4 hodiny. Do tohoto bloku vloží Úkol A, protože vyžaduje soustředění. Kousíčky volna v průběhu dne (např. 20 minut před obědem) zaplní Úkolem B. Díky tomu neplýtváte časem, kdy máte málo energie, na náročnou práci.
Krok 4: Automatické přeuspořádání (Auto-Scheduling)
Představte si tento scénář: Máte v Motion naplánovanou práci na projektu od 13:00 do 15:00. V 12:55 vám ale volá kolega s naléhavým problémem a strávíte s ním hodinu na hovoru.
V běžném životě by váš plán na odpoledne byl v troskách. U Motion se děje toto:
- Otevřete si kalendář a uvidíte, že blok "Práce na projektu" se sám posunul.
- AI našla další volné okno (např. zítra ráno) a přesunula tam ten blok.
- Všechny ostatní úkoly, které byly naplánované po tom bloku, se posunuly o hodinu později.
Díky tomu máte vždy aktuální plán. Nemusíte nic ručně posouvat. Stačí se podívat na kalendář a vědět: "To, co je tam teď napsáno, stihnu udělat, pokud se tomu budu věnovat."
Krok 5: Správa projektů a opakující se úkoly
Pro freelancery a manažery je Motion skvělý díky sekci Projects. Místo chaosu v seznamu úkolů si vytvoříte složku "Web pro klienta XYZ".
Do ní vložíte úkoly:
- Zanalyzovat konkurenci (2 hodiny)
- Navrhnout wireframe (3 hodiny)
- Napsat kód (10 hodin)
Motion tyto úkoly chápe jako součást celku. Můžete nastavit, že projekt musí být hotový k určitému datu, a AI zpětně vypočítá, kdy musíte začít s jednotlivými kroky, abyste to stihli. To je obrovská výhoda pro plánování dlouhodobých projektů.
Opakující se úkoly (Recurring Tasks)
Máte pravidelné týdenní meetingy nebo reportingy? V Motion je nastavíte jednou.
- Příklad: "Týdenní report" každý pátek v 9:00.
- Motion to automaticky vloží do kalendáře. Pokud v pátek nemáte čas, AI se zeptá nebo to přesune na nejbližší možný slot, aby vám to "nevypadlo" z diáře, jak se stává u Google Calendar, když máte v tu dobu zablokovaný čas.
Krok 6: Meeting Scheduler (Konec e-mailové ping-pongu)
Motion má skvělou funkci pro bookování schůzek. Můžete vytvořit specifický typ schůzky (např. "15min konzultace" nebo "1h brainstorming") a Motion vám vygeneruje odkaz.
Tento odkaz pošlete klientovi. Klient si vybere čas z vašeho volného času (toho, kam si Motion nenaplánoval práci). Jakmile klient vybere čas, Motion to rovnou zapíše do kalendáře a pošle pozvánky oběma stranám.
Tip pro experty: Nastavte si "Meeting types" tak, aby Motion nebral schůzky v době, kdy chcete dělat Deep Work (např. ráno). V nastavení si definujete "okna pro schůzky".
Příklad z praxe: Jak vypadá můj den s Motion
Abychom to uzavřeli, podívejme se, jak vypadá reálné používání.
Ráno 8:00: Otevřu Motion. Vidím, že AI přesunula jeden úkol z včerejška na dnešní ráno, protože jsem včera odjel dříve. Není to problém, mám na to vyhrazený blok 8:00–9:30.
Během dne: Dostanu e-mail s novou zadáním. Otevřu Motion (nebo mobilní aplikaci) a rychle do "Inboxu" hodím úkol: "Zkontrolovat smlouvy pro klienta Novák". Nastavím prioritu High a deadline zítra.
AI okamžitě vidí, že mám zítra naplněný den, takže se snaží "nacpat" tento úkol na dnešek odpoledne. Není tam místo? Vytvoří ho tím, že o něco posune méně důležité čtení zpráv, které jsem měl plánované na 16:00.
Odpoledne 14:00: Přijde náhlá schůzka přes Teams (trvala 45 minut). Po jejím skončení se dívám do kalendáře. Můj plán na "Psaní článku", který měl být od 14:00, se posunul na 15:30. Mám klid. Vím, že to stihnu, protože to má v diáři.
Je to všechno jen zlatá cesta?
Jako expert na AI nástroje musím zmínit i úskalí. Motion má vyšší křivku učení. První týden vás může děsit, když se věci v kalendáři samy pohybují. Může se zdát, že ztrácíte kontrolu.
Druhý mínus je cena. Motion patří k dražším nástrojům (okolo 20-30 USD měsíčně). Pokud ale pracujete jako freelancer, konzultant nebo manažer, investice se vám vrátí v ušetřených hodinách plánování a nižším stresu.
Závěr: Stojí Motion za to?
Motion není jen další kalendář. Je to systém, který vás nutí dodržovat priority. Pokud jste typ člověka, který má rád strukturu, ale nenávidí manuální plánování, Motion může být pro vás revolucí.
Největší hodnota Motionu spočívá v tom, že vás zbavuje rozhodování "Co budu dělat teď?". To rozhodnutí udělala za vás AI na základě dat, která jí dala (deadline, priorita, odhad času). Vy se tak můžete soustředit na samotnou práci, ne na její organizaci.
Jste připraveni dát svou produktivitu na autopilota?
Vyzkoušejte Motion (často mají zkušební dobu zdarma) a dejte nám vědět na začínámsAI.cz, zda se vám líbí myšlenka "automatického rozvrhu" více než to, že si musíte vše řídit sami. Zkuste to alespoň týden – výsledky vás pravděpodobně překvapí.