Glean: Průvodce pro začátečníky – Jak najdete v práci vše, co hledáte, během vteřin

Narazili jste někdy v práci na situaci, kdy jste potřebovali najít konkrétní dokument, zprávu z chatu nebo tabulku, ale nevěděli jste, kde začít? Procházíte desítky záložek v prohlížeči, přepínáte mezi aplikacemi a nakonec to vzdáte a zeptáte se kolegy? Pokud ano, nejste sami. V dnešní digitální době je informací příliš moc a jsou rozházené všude – v Googlu Docs, Slacku, Notionu, Jire, e-mailech a na dalších desítkách míst.

Představujeme vám Glean, nástroj, který mění pravidla hry ve vyhledávání v podnikovém prostředí. V tomto tutoriálu si vysvětlíme, co to Glean je, jak funguje a jak ho využít pro maximální produktivitu. Připravte se na to, že přestanete ztrácet čas hledáním a začnete ho věnovat skutečné práci.

Co je Glean a proč by vás to mělo zajímat?

Glean je pokročilá platforma pro vyhledávání v podnikových datech (Enterprise Search). Představte si ho jako „Google pro vaši firmu“, ale na steroidech. Zatímco Google prohledává celý internet, Glean prohledává pouze vnitřní data vaší společnosti.

Klíčovým rozdílem oproti běžnému vyhledávání (např. pomocí Ctrl+F ve Windows nebo vestavěným vyhledáváním v Office) je využití umělé inteligence (AI). Glean nejenže indexuje obsah všech vašich aplikací, ale také rozumí kontextu, přirozenému jazyku a vztahům mezi lidmi a projekty.

Proč je Glean tak efektivní?

• Univerzální přístup: Propojí se se všemi vašimi zdroji (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Salesforce, Lineární, Confluence a stovky dalších).
• AI vyhledávání: Chápe dotazy v běžné češtině (např. „Kde je faktura za říjen od firmy X?“).
• Bezpečnost: Respektuje oprávnění uživatele. Uvidíte jen to, ke čemu máte přístup.
• Glean Assistant: Generativní AI, která vám nejen najde dokument, ale i v něm vyhledá odpověď a shrne ji.

Krok 1: Instalace a nastavení Glean

Začínáme s čistým štítem. Prvním krokem je získání přístupu. Většinou vám Glean nasadí IT oddělení, ale pokud zkoušíte bezplatnou verzi (např. pro Gmail a Drive), postupujte takto:

1. Registrace: Přejděte na webové stránky Glean a přihlaste se pomocí svého firemního e-mailu (Google Workspace nebo Microsoft 365).
2. Propojení zdrojů: Po přihlášení vás Glean vyzve k propojení aplikací.

• Klikněte na „Connect Source“.
• Vyberte například Google Drive, Slack nebo Outlook.
• Udělte potřebná oprávnění. Glean potřebuje práva číst data, aby je mohl indexovat, ale nikoli je měnit.

3. Indexace: Jakmile zdroje propojíte, Glean začne pracovat na pozadí. Prohledá vaše soubory a vytvoří z nich vyhledávatelný index. U menších účtů to trvá jen pár minut.

Tip pro začátečníky: Nebojte se propojit více zdrojů. Síla Gleanu spočívá v tom, že dokáže prohledat zprávu na Slacku, která odkazuje na prezentaci v Drive a zmíní úkol v Jire, vše v jednom vyhledávání.

Krok 2: První dotazy – Jak se ptát (a dostat správnou odpověď)

Nyní přichází ta zábavná část. Jak Glean používat? Otevřete hlavní rozhraní (webovou stránku nebo desktopovou aplikaci).

Běžné vyhledávání vs. AI vyhledávání

Většina z nás je zvyklá psát hesla: „faktura prosinec pdf“. Glean to umí také, ale jeho skutečná síla se projeví, když použijete přirozený jazyk.

Příklad 1: Hledání konkrétního dokumentu

• Zadání: „Prezentace pro klienta Novák z května“.
• Výsledek: Glean zobrazí relevantní PowerPoint soubory, ale také e-maily, kde byla prezentace odeslána, nebo zprávy na Slacku, kde se o ní diskutovalo.

Příklad 2: Vyhledávání odborníků

• Zadání: „Kdo se u nás stará o SEO?“
• Výsledek: Glean nejenže najde lidi, kteří mají „SEO“ v titulu, ale podívá se na jejich organizaci, dokumenty, které vytvořili, a zprávy, kde o SEO mluvili. Díky tzv. Graph Search dokáže identifikovat správnou osobu i bez explicitního klíčového slova v profilu.

Krok 3: Představení Glean Assistant – váš AI kolega

Toto je funkce, která z Gleanu dělá nástroj 21. století. Glean Assistant (často označovaný jako „Ask Glean“ nebo „Chat“) využívá velké jazykové modely (LLM), aby pročetl nalezené informace a zformuloval odpověď.

Místo toho, abyste otevřeli pět různých PDF souborů a hledali v nich odpověď na otázku „Jaká je naše politika home office?“, prostě se zeptáte Asistenta.

Jak používat Glean Assistant v praxi:

1. Otevřete kartu „Assistant“ v Gleanu.
2. Napište otázku: „Sumarizuj hlavní body z yesterdayho all-hands meetingu.“
3. Glean prohledá poznámky z meetingu (např. v Notionu nebo Google Docs) i přepisy chatu (Slack).
4. Vygeneruje stručné shrnutí bodů.

Klíčová vlastnost: Odpověď je vždy „zdůvodněná“ (cited). Glean ukazuje odkazy na zdroje, ze kterých čerpal. To eliminuje halucinace AI – vždy vidíte, odkud informace pocházejí, což je v podnikovém prostředí kritické.

Krok 4: Praktické příklady použití pro různé role

Abychom lépe pochopili hodnotu nástroje, podívejme se, jak ho využívají různí profesionálové.

Pro HR a People Operations

• Problém: Nový zaměstnanec se ptá na dovolenou.
• Řešení s Glean: Místo hledání v zaměstnaneckém handbooku (PDF, 50 stran) napíše HR manažer do Gleanu: „Kolik dní dovolené má senior developer?“ Glean okamžitě vytáhne konkrétní odstavec z interní politiky.

Pro Product Managery (PM)

• Problém: Potřeba najít původní požadavek na funkci, která se teď testuje.
• Řešení s Glean: PM zadá: „Kdy a kdo schválil požadavek na dark mode v mobilní aplikaci?“ Glean prohledá Jira tickety, Slack konverzace a e-maily a vypíše timeline schvalování.

Pro Obchodníky (Sales)

• Problém: Příprava na schůzku s klientem.
• Řešení s Glean: Obchodník zadá: „Vše o interakcích se společností ABC za poslední půlrok.“ Glean najde veškerou korespondenci, nabídky, interní poznámky o klientovi a poslední zprávy od technické podpory. Vše na jednom místě.

Krok 5: Tipy pro pokročilou produktivitu

Jakmile se zorientujete v základech, zde je pár triků, jak vytěžit z Gleanu maximum:

• Využívejte „Quick Actions“: Pokud Glean najde soubor (např. Google Doc), nemusíte ho otevírat v novém okně. Můžete přímo ve vyhledávání kliknout na „Share“ a poslat ho kolegovi, nebo přepnout do režimu „Edit“.
• Nastavte si „Workspaces“: Pokud pracujete na více projektech, můžete si v Gleanu vytvořit pracovní prostory. Například „Projekt Alpha“ bude vyhledávat pouze ve složkách a kanálech týkajících se tohoto projektu.
• Integrace do prohlížeče: Nainstalujte si rozšíření Glean do Chrome. Pak stačí stisknout klávesovou zkratku (např. Cmd + Shift + Space na Macu) a vyhledávací pole vyskočí přes vše, co zrovna děláte. Nemusíte překlikávat na kartu s Gleanem.
• Sledujte změny: Glean umí upozornit, když se ve sledovaném dokumentu něco změní. Funguje tedy i jako monitorovací nástroj pro důležité soubory.

Závěr: Je Glen to pravé pro vás?

Pokud pracujete v prostředí, kde jsou informace roztříštěné a trávíte hodiny „lovem“ dat, je Glean revolučním nástrojem. Není to jen další vyhledávač; je to inteligentní vrstva nad všemi vašimi aplikacemi.

Díky schopnosti porozumět přirozenému jazyku a díky generativnímu asistentovi, který umí informace zpracovat, šetří Glean desítky hodin měsíčně. Ať už jste vývojář, marketingář nebo manažer, rychlost přístupu k informacím je vaší konkurenční výhodou.

Chcete být v AI o krok napřed?

Nastartujte svou produktivitu ještě dnes. Pokud máte vaši firmu na Google Workspace nebo Microsoft 365, vyzkoušejte Glean a uvidíte ten rozdíl.

Sledujte web začínámsAI.cz pro další tutoriály, recenze a novinky ze světa umělé inteligence, které vám pomohou pracovat chytřeji, ne tvrději.