Představte si následující situaci: Je 14:55, za hodinou máte důležitou schůzku s klientem a potřebujete najít konkrétní číslo z loňské smlouvy, které vám koluje v hlavě, ale nemůžete ho najít. Prohledáváte e-mail, pak přepínáte do Slacku, nakonec skenujte Google Drive a OneDrive. 15 minut času pryč, frustrace stoupá a vy máte stále pocit, že to číslo hledáte špatně.
Znáte to? Pak pravděpodobně pracujete ve větší firmě, kde jsou data roztříštěná.
Přesně vstříc tomuto problému míří nástroj, o kterém si dnes povíme více. Jmenuje se Glean. Jedná se o pokročilou platformu pro vyhledávání v podnikovém prostředí (Enterprise Search), která využívá umělou inteligenci k tomu, aby propojila vaše data a odpovídala na vaše otázky téměř okamžitě.
V tomto tutoriálu si krok za krokem vysvětlíme, jak Glean funguje, jak ho nastavit a jak jej využít ke zvýšení své produktivity, ať už jste manažer, marketér nebo vývojář.
Co je Glean a proč na něj firmy nedají dopustit?
Glean není jen další vyhledávač. Je to tzv. Enterprise Search Platform. To zní složitě, ale princip je jednoduchý: Glean funguje jako "Google pro vaši firmu".
Zatímco Google vyhledává v celém internetu, Glean prohledává pouze vnitřní firemní zdroje – e-maily, dokumenty, chaty, wiki, ticketovací systémy a další aplikace. Jeho největší silou je integrace umělé inteligence, která nejenže vyhledává klíčová slova, ale rozumí kontextu a významu vaší otázky.
Klíčové vlastnosti, které musíte znát:
- Univerzální indexace: Propojí se se všemi vašimi aplikacemi (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Jira, Salesforce, GitHub atd.).
- Glean Assistant: Generativní AI, která vám na základě firemních dat odpoví na otázky přímo v chatu.
- Bezpečnost: Respektuje veškerá nastavení oprávnění – uvidíte jen to, na co máte přístup.
Krok 1: První kontakt a nastavení Glean
Většinou vám Glean do firmy nasadí IT oddělení, ale jako koncový uživatel se setkáte s webovým rozhraním nebo rozšířením do prohlížeče.
Registrace a přihlášení
- Otevřete webovou stránku vaší instance Gleanu (obvykle to vypadá jako
vasfirma.glean.com). - Přihlaste se pomocí svého firemního účtu (Google SSO nebo Microsoft SSO).
- Po prvním přihlášení vás Glean pravděpodobně vyzve k výběru vašich zájmů a preferovaných týmů. Tím se algoritmus učí, aby vám prioritně zobrazoval výsledky relevantní pro vaši roli.
Nastavení zdrojů (Data Sources)
I když Glean často automaticky napojí vše, co má firma, je dobré zkontrolovat sekci Settings (Nastavení) > Data Sources. Zde vidíte, z jakých aplikací Glean čerpá. Pokud vidíte, že chybí například váš interní CRM systém nebo specifická databáze, kontaktujte správce. Čím více zdrojů je napojeno, tím chytřejší Glean je.
Krok 2: Jak efektivně vyhledávat (Základy vyhledávacího dotazu)
Když se podíváte na domovskou stránku Gleanu, připomíná vám Google. Ale abyste z něj dostali maximum, musíte trochu změnit způsob, jakým kladete otázky.
1. Přirozený jazyk vs. Klíčová slova
Místo abyste psali jen slova jako "marketingový rozpočet 2024", zkuste do Gleanu položit otázku celou větou:
"Kolik jsme utratili za Facebook reklamy v Q1 2024?"
Gleanova AI pochopí, že hledáte konkrétní číslo, souvislost s Facebookem a časové období. Výsledky seřadí podle relevance, ne podle počtu výskytů slova.
2. Využití filtrů (Refiners)
Nad vyhledávacím polem a vedle výsledků uvidíte řadu filtrů. To je klíčová funkce pro produktivitu. Můžete si filtrovat výsledky podle:
- Aplikace: Zobraz jen výsledky ze Slacku, Jira nebo Gmailu.
- Časové období: Dokumenty upravené za poslední týden, měsíc nebo rok.
- Autor: Hledejte jen dokumenty od konkrétní osoby (např. od vašeho šéfa).
- Typ souboru: PDF, prezentace, tabulky.
Příklad: Hledáte prezentaci, kterou vytvořila kolegyně Jana minulý týden.
- Vyhledávací dotaz: "Prezentace pro klienta X"
- Filtry: Typ: Prezentace (Slides/PPT), Autor: Jana Nováková, Čas: Posledních 7 dní.
Krok 3: Glean Assistant – Váš AI parťák pro práci
Toto je ta nejzajímavější část. Glean se nespokojí jen s odkazem na dokument. Pomocí funkce Glean Assistant (často vpravo nahoře nebo jako centrální chatové okno) umí s daty pracovat.
Jak Glean Assistant využít?
Místo hledání dokumentu a následného čtení deseti stránek textu prostě zeptáte se asistenta.
Scénář: Chcete vědět, jaká je firemní politika home office.
- Bez AI: Hledáte "Home office policy", otevíráte PDF, hledáte sekce, ztrácíte čas.
- S Glean Assistant: Napíšete do chatu: "Shrni mi hlavní body naší nové politiky home office."
- Výsledek: Glean projde relevantní dokumenty (HR wiki, e-maily od CEO) a vypíše vám stručný souhrn s odrážkami přímo do chatu.
Generování obsahu na základě dat
Glean umí také generovat texty. Pokud potřebujete napsat shrnutí meetingu nebo odpověď na e-mail, můžete mu dát kontext.
Příklad:
"Napiš odpověď klientovi, ve které mu budeme potvrzovat termín projektu, a odkaž na body, které jsme sepsali v dokumentu 'Projektová specifikace'."
Glean najde ten dokument, přečte si ho a vytvoří koncept odpovědi, která je v souladu s fakty uloženými ve firmě.
Krok 4: Glean v praxi – Konkrétní příklady pro různé role
Abychom ukázali sílu nástroje, podívejme se, jak ho využívají různí profese.
Pro Marketingové specialisty
Marketeři mají často data rozházená v různých nástrojích (CRM, analytické nástroje, Google Docs).
- Úkol: Najít informace o kampani z minulého roku.
- Postup: V Gleanu napíšete: "Ukaž mi výkonnostnost kampaně 'Letní slevy 2023' a výsledky z Google Ads."
- Výsledek: Glean vytáhne reporty, které máte uložené na disku, ale také relevantní zprávy z marketingového Slack kanálu, kde jste o výsledcích diskutovali.
Pro IT vývojáře a Support
Vývojáři často řeší problémy, které už někdo vyřešil, ale zapomněli to zdokumentovat.
- Úkol: Oprava chyby "Error 404 při přihlašování".
- Postup: Vyhledáte "Error 404 login fix". Glean prohledá nejen dokumentaci (Confluence), ale i tickety v Jira a dokonce i kód v GitHubu (pokud je připojený).
- Výsledek: Najdete commit v repozitáři, který chybu opravil, a související ticket s popisem řešení.
Pro HR a Manažery
- Úkol: Zjistit, kdy má tým příští teambuilding nebo jaké jsou pravidla pro home office.
- Postup: Zeptáte se: "Kdy se koná podzimní teambuilding a jak je to s rozpočtem na občerstvení?"
- Výsledek: Glean vytáhne informace z e-mailů, firemního kalendáře a tabulek s rozpočtem.
Krok 5: Pokročilé tipy a triky pro maximální efektivitu
Až zvládnete základy, zkuste tyto funkce, které vás z "běžného uživatele" udělají "power uživatele".
1. Glean Board (Přizpůsobená domovská stránka)
Místo prázdného vyhledávacího pole si můžete nastavit Glean Board. To je dashboard, kde vidíte například:
- Vaše nedávné dokumenty.
- Zprávy z důležitých Slack kanálů.
- Nadcházející schůzky. Díky tomu máte přehled na jednom místě a nemusíte překlikávat mezi aplikacemi.
2. Vytváření "Collections" (Kolekcí)
Pokud často pracujete na velkém projektu, můžete si výsledky vyhledávání ukládat do Kolekcí.
- Jak na to: Proveďte vyhledávání (např. "Projekt Alfa"), klikněte na "Save" a pojmenujte kolekci. Příště jen kliknete na uloženou kolekci a máte všechny relevantní dokumenty, e-maily a chaty pohromadě.
3. Rychlé klávesové zkratky
Pokud chcete být rychlí, naučte se ovládat Glen klávesnicí. Stačí stisknout Cmd + K (na Macu) nebo Ctrl + K (na Windows), a vyhledávací okno vyskočí bez ohledu na to, kde na počítači zrovna jste. Je to nejjednodušší způsob, jak spustit vyhledávání.
4. Verifikace zdrojů
Jelikož Glean používá generativní AI, občas se může stát, že odpověď není 100% přesná (halucinace). Vždy si v odpovědi Glean Assistantu proklikněte na zdroje (odkazy na dokumenty), které AI použila k vygenerování odpovědi. Tím si ověříte správnost informace.
Závěr: Proč byste měli Glen začít používat ještě dnes
V digitálním věku je největší nepřítelem produktivity neinformovanost, ale neschopnost informace najít v čase, kdy je potřebujeme.
Glen řeší problém "fragmentace dat". Umožňuje vám přestat přemýšlet nad tím, kde je soubor uložený, a začít přemýšlet nad tím, co potřebujete vědět. Díky propojení s AI se stává nejen vyhledávačem, ale i inteligentním asistentem, který vám šetří hodiny práce týdně.
Začněte jednoduše:
- Příště, když budete hledat informaci, použijte Glean místo klasického vyhledávání v aplikaci (Gmail/Drive).
- Zkuste položit otázku v Glean Assistantu.
- Uvidíte rozdíl ve své produktivitě okamžitě.
Máte s Glean nějaké zkušenosti, nebo hledáte konkrétní radu pro váš use case? Napište nám do komentářů níže nebo nás kontaktujte – rádi vám pomůžeme s nastavením AI nástrojů ve vaší firmě.